Proposez une solution. Vous pouvez commencer par un : « Merci pour votre mail, je reviens vers vous très vite » pour envoyer une réponse rapide, ce qui est aussi une attitude professionnelle. Que le mail vienne d'un collègue ou d'un client, le plus important est de demeurer respectueux, puis d'aller au cœur du sujet.
Pesez vos mots. Commencez par une formule de politesse, par exemple « Je vous remercie pour votre mail ». S'il s'agit d'une relation professionnelle, reconnaissez votre erreur, dites que vous comprenez le problème et proposez une solution pour apaiser les tensions.
Il ne faut JAMAIS répondre à chaud à un mail agressif. Écrivez au brouillon ce que vous souhaitez lui répondre, MAIS ne lui envoyez pas ! Cela va vous permettre d'évacuer cette colère par écrit.
Proposer une solution. Parfois vous pouvez commencer par dire : 'Merci pour votre message, je reviens très vite vers vous' juste pour envoyer une réponse rapide (ce qui est aussi très professionnel ! )
Pour éviter le conflit avec un passif-agressif, abstenez-vous de jouer au même jeu que lui. Pour cela, il suffit de répondre simplement à la pique qu'il vous lance sans relever l'insulte cachée derrière le compliment. Par exemple : vous rendez un service à un ami, il vous remercie mais ne semble pas très content.
Si le mail grossier évoquait, par exemple, l'état d'avancée d'un rapport, vous pouvez répondre : « Merci de m'avoir demandé. J'ai reçu les nouvelles informations cet après-midi, je mets donc mon rapport à jour. La nouvelle version du rapport sera prête pour ce soir ».
COMMENT RÉAGIR ? En fait, il faut cesser de réagir face à la personne qui utilise le retrait, le silence ou la bouderie comme technique de manipulation. Il faut rester proactif, car réagir conforte et renforce le comportement du passif-agressif. Réagir entretient la lutte pour le pouvoir.
Vous devez donc utiliser des questions qui commencent par “qu'est-ce que”, “qu'est-ce qui”, “comment”, “pourquoi”. Vous devez, pour le moment, absolument éviter la contre-attaque. Vos questions doivent être neutres et vous devez faire de votre mieux pour rester gentil et courtois.
Pour en revenir à la réponse au refus, vous vous demandez sans doute comment commencer votre message si vous ne pouvez pas aborder la question des motifs de refus. La réponse est simple : dites tout simplement merci. Non pas merci d'avoir reçu une réponse négative, mais merci pour ce qu'il a pu vous apporter.
Lors de tout entretien de recadrage d'un collaborateur, il ne s'agit pas de lui demander de se justifier, mais de vous expliquer ce qu'il vit, ce qui se passe pour lui. Utiliser le «comment » plutôt que le « pourquoi », cherchez à comprendre plutôt que juger.
reprenez les griefs, point par point, et exposez les faits ; indiquez que vous contestez formellement les faits reprochés ; contre-argumentez avec preuve à l'appui par des faits et si possible des témoignages écrits ; demandez à votre employeur d'annuler l'avertissement.
Vous pouvez simplement dire que vous avez compris et entendu. Si nécessaire, vous excuser et demander comment solutionner le problème. Si vous considérez le reproche injustifié ou déplacé (qu'il s'agisse du reproche lui-même ou de la manière de le communiquer), n'hésitez pas à le dire.
Face à une critique, réagir par la question : « qu'est-ce qui te dérange dans ma tenue ? », suffit parfois à couper court à la discussion. « Mais si la personne insiste, mieux vaut utiliser la technique du chat : cette astuce vise à prendre de la distance, changer de pièce lorsqu'elle s'approche.
C'est normal de réagir de façon épidermique face à des critiques ou à un feedback négatif, même si la personne en face de vous a raison. Donc, la meilleure façon de faire face à la critique est d'abord de ne pas entrer directement en confrontation. Répondez à tête reposée, même si la situation vous semble urgente.
Vous pouvez aussi répondre avec humour (selon l'interlocuteur que vous avez en face de vous, bien sûr) : “Qu'es-tu allée faire à Paris hier ?” “Écoute, si l'on te pose la question, tu pourras toujours dire que tu ne sais pas !” 😉 L'humour est souvent une bonne façon de détourner l'attention sans blesser personne, vous ...
Evitez de réagir à chaud: les réactions immédiates se font dans l'expression d'une colère tournée vers l'autre, alors qu'en réalité, elle nous parle de nous. Prendre le temps d'écouter son message, c'est assurer que la critique exprimée sera la bonne, aussi préférez la réflexion au rôle surjoué de reine outragée.
Réponse n°1 : casser la blague
Donc, face au sarcasme, vous pouvez réagir au contenu littéraire et ignorer le ton, comme si vous n'aviez pas compris. Répondez à l'opposé, avec sincérité. De cette façon, la personne sarcastique sera obligée de s'expliquer et vous éviterez de nouvelles attaques.
Par exemple, vous pouvez dire « S'il vous plait, arrêtez ce comportement que je trouve impoli et insultant. Je n'apprécie pas votre comportement » ou « Rien ne justifie un comportement aussi (agressif, impoli, insultant, etc.). Merci ». Souvent, les personnes impolies sont dérangées par quelque chose.
Sans attaquer l'autre, il demeure essentiel de s'affirmer. Avec des faits précis, sans repro- cher ni se soumettre, exprimer ses limites : « si nous baissons le ton, ça va nous aider à mieux nous comprendre... » → Ne pas menacer l'autre.
Gérer une personne agressive impose une démarche méthodique. Face à une agression verbale, vous devez éviter de rentrer dans le jeu de votre agresseur. Rester calme face à une personne agressive est la première démarche qui vous permettra de mieux gérer les émois qui font suite à une crise de colère.