L'un des moyens les plus efficaces pour réduire le nombre d'emails est de recourir à des outils de collaboration en ligne. Des logiciels comme Slack ou Discord permettent aux équipes de communiquer et de collaborer en temps réel, en regroupant les échanges autour de projets ou de tâches spécifiques.
Gestion de vos emails : les meilleures pratiques
A faire cette semaine !
Pour réduire le nombre de courriels au travail, les études suggèrent la formation. Il s'agit notamment de former vos employés à gérer le volume de courriels reçus . Par exemple : mettre en place un système de classement avec des étiquettes et des dossiers.
Au sommaire
1. Compressez vos fichiers. L'une des méthodes les plus simples consiste à compresser vos fichiers pour contourner la limite de taille imposée par Gmail. Il vous suffit de compresser votre fichier au format ZIP ou RAR pour pouvoir l'envoyer à votre contact Gmail.
La règle des 5 est simple : il s'agit de limiter vos actions liées aux e-mails à seulement cinq actions clés : supprimer, déléguer, répondre, reporter ou faire .
Définissez des plages horaires dédiées à la consultation de vos courriels et organisez votre boîte de réception . Classez et priorisez les courriels en fonction de leur contexte et de vos tâches. Centralisez vos boîtes de réception et utilisez des outils de gestion. Filtrez les spams et désabonnez-vous des newsletters indésirables pour alléger davantage votre boîte de réception.
Comment gérer ses mails ?
Pour qu'il y ait harcèlement, il doit y avoir une série d'actes, c'est-à-dire au moins deux incidents liés entre eux . La communication n'a pas nécessairement besoin d'être violente, mais elle doit être oppressive et causer de l'inquiétude ou de la détresse. Les incidents doivent être liés et ne pas être deux incidents isolés.
Bloquer un expéditeur
Consultez vos courriels uniquement à des heures fixes.
Le matin, le midi et la fin d'après-midi sont des moments propices pour la plupart des gens. Désactivez les notifications en dehors de ces moments pour vous concentrer . Cela vous évitera d'être submergé par les alertes et limitera les changements d'actualité. Le regroupement des e-mails réduit le stress et la charge mentale tout en améliorant la productivité.
Citons à cet égard la règle des « 3 emails » : si un même sujet conduit à 3 emails ou plus dans un temps réduit, c'est le signal qu'il devient préférable de prendre son téléphone ou de caler un chat.
Par contre il peut lire vos messages professionnels. Cette protection n'existe plus si une enquête judiciaire est en cours (par exemple, si vous êtes accusé de vol de secrets de l'entreprise) ou si votre employeur a obtenu une décision d'un juge l'autorisant à accéder à ces messages.
L'application de la méthode des 7C – clarté, concision, concrétude, exactitude, cohérence, exhaustivité et courtoisie – vous aidera à créer des messages à la fois professionnels et efficaces. N'oubliez pas que chaque courriel que vous envoyez est une carte de visite pour vous et votre entreprise.
Visibilité : la principale différence entre les e-mails Cci et Cc est la confidentialité. Alors que tous les destinataires pourront voir l'adresse des autres destinataires dans un fil d'e-mails Cc, celles qui figurent dans le champ Cci ne seront pas visibles par les destinataires principaux.
Les astuces de gestion de vos emails professionnels
Utiliser les filtres
Par exemple, vous pouvez configurer des filtres pour déplacer automatiquement les courriels provenant d'un expéditeur spécifique ou ayant un certain objet vers un dossier désigné, ou utiliser des outils comme Clean Email pour simplifier le processus de catégorisation. Cela vous permettra de garder votre boîte de réception organisée et sans encombrement.
Une tactique qui a fait ses preuves auprès de nombreux clients, et que j'ai trouvée très utile lorsque j'occupais un poste de direction, consiste à ne consacrer que 20 à 30 minutes aux e-mails le matin, 20 à 30 minutes supplémentaires en milieu de journée, et enfin 20 à 30 minutes en fin de journée .
"Vous avez atteint la limite d'envoi d'e-mails"
Ce message risque de s'afficher si vous avez envoyé un même message à plus de 500 destinataires en tout, ou si vous avez envoyé plus de 500 e-mails au cours d'une même journée.
Comment gérer efficacement ses mails ?
7 conseils pour organiser et gérer sa boîte mails
« Un courriel efficace est un juste milieu entre politesse et concision », affirme Guy Kawasaki, entrepreneur à succès et auteur de *APE : Author, Publisher, Entrepreneur* (Nononina Press, 2013). « Moins de cinq phrases sont souvent abruptes et impolies, plus de cinq phrases sont une perte de temps », explique-t-il.
Réfléchissez avant de répondre à tous
Par exemple, un simple « merci » ne doit être envoyé qu'à la personne remerciée, et non à l'ensemble de l'entreprise . Réfléchissez-y à deux fois avant de survoler la barre d'outils et privilégiez l'option « Répondre ».