La bonne pratique consiste à effectuer un pré-classement par ordre de priorité et de traitement. Si la facture nécessite une action particulière (un paiement par exemple ou une validation), elle doit être isolée dans un tiroir d'organiseur de bureau ou des pochettes particulières.
Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l'entreprise la conserve également en format papier après l'avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.
Comment faire le classement des documents comptables ?
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l'une ou l'autre de ces méthodes.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes : Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L'original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur.
Aucun condition particulière n'existe en la matière (support de stockage ou lieu). Il est possible de les stocker en France, dans l'Union Européenne ou même dans un pays tiers si celui-ci fournit des garanties équivalentes (notamment s'agissant du droit d'accès aux données).
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Quelle est la différence entre Classer et archiver ?
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Quelle est la première étape du classement des documents ?
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Le coin des entrepreneurs vous informe sur les principes fondamentaux de la comptabilité : Le principe de continuité d'exploitation. Le principe d'indépendance des exercices. Le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture.
Comment une entreprise Doit-elle gérer avec ses fournisseurs ?
La communication est importante : elle permet une meilleure circulation des informations et un meilleur échange. Les fournisseurs pourront alors être en mesure de répondre à tous les besoins de l'entreprise et l'entreprise aura ainsi une meilleure connaissance du fournisseur de son côté.
Le Fournisseur s'engage auprès du Client à effectuer les Prestations et, à assurer le fonctionnement régulier du Service, et ce, dans le cadre d'une obligation de moyens renforcés.
Toute facture doit comporter un numéro unique, suivre une chronologie continue et sans interruption. C'est-à-dire sans « trou » ni oubli. Par exemple, si vous partez de la facture 008, la suivante devra porter le numéro 009 et ainsi de suite.