Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
La conservation des archives
Il est recommandé d'entreposer les archives dans un local dédié spécialement à cet effet. Ce dernier doit permettre une conservation dans des conditions optimales : éviter tout excès de température (trop chaud ou trop froid), garder les archives à l'abri de l'humidité et de la lumière.
Document sous format papier
Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
Bien protéger ses archives
Vos documents doivent être entreposés dans un lieu protégé de la lumière et de l'humidité. Vous devez également pouvoir y aménager des rayonnages et il doit être facile d'accès. Une porte coupe-feu est aussi nécessaire et évitez de choisir une pièce où passe une canalisation d'eau !
La meilleure solution : acquérir un broyeur-destructeur de papier pour particulier. Côté entreprise, le marché du broyage et de la destruction sécurisée existe. C'est même une obligation légale pour elles. Et avec le RGPD, le sujet prend encore plus d'ampleur.
Parmi les solutions les plus connues, on retrouve : Google Drive, iCloud, OneDrive ou encore Dropbox. Ce qui peut différer en fonction des outils : capacité de stockage (combien de Go ou de To disponibles pour stocker ses fichiers), les fonctionnalités de collaboration, ou encore la personnalisation des dossiers.
Allez à Révision > Protéger le document. Sous Sécurité, vous pouvez choisir d'entrer un mot de passe pour ouvrir le document et/ou le modifier. Entrez à nouveau chaque mot de passe pour confirmer votre choix. Cliquez sur OK.
Le premier moyen, et le plus simple, de réduire le papier et les archives physiques dans votre processus d'audit de conformité est de conserver tous vos documents au format numérique. Tout au long de l'année, vous utilisez une variété de documents tels que des contrats et des rapports.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Les archives courantes permettent à l'administration de disposer en permanence des informations utiles à son activité. Les archives intermédiaires permettent de justifier les droits et obligations des personnes physiques et morales, publiques ou privées, et de conserver les preuves en cas de contestation.
La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des usagers, des citoyens).
Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
adoptez le recyclage de vos albums de cartes postales et photos. Recycle-Photo.com est un site internet de collecte et de recyclage photos et album de cartes postales, un appel à la donation éco-citoyen. Un service gratuit de récupération, Elle contribue à la dépollution des déchets résiduels.
Les papiers officiels relatifs à la famille sont à conserver pour une durée illimitée (contrat de mariage, livret de famille, acte de reconnaissance d'un enfant, jugement de divorce ou d'adoption…). Le livret de famille du défunt, ainsi que sa pièce d'identité permettent d'obtenir l'acte de décès.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé. Un nouveau dossier compressé portant le même nom est créé au même emplacement.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
Comment utiliser la commande tar
GNU tar est un programme d'archivage conçu pour stocker plusieurs fichiers dans un seul fichier (une archive), et de manipuler ces archives.