Le SAE dispose de journaux de preuves qui permettent de vérifier que les documents n'ont pas été modifiés ou détruits sans autorisation. Il doit pouvoir également certifier l'authenticité du document. Le SAE peut apporter la preuve que les documents n'ont pas été modifiés dans le temps grâce à un système de scellement.
Le service des archives est tenu d'organiser les documents d'entreprise archivés selon un système ou plan de classement. Ce dernier étant la colonne vertébrale du système d'organisation des archives, il permet ainsi : Une structure logique et hiérarchique des documents, allant du général au particulier.
Théoriquement, tous les documents peuvent être archivés : factures, bulletins de paie, prêts, états comptables, documents contractuels, notes de frais… L'arrêté du 17 mars 2017 autorise également les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents lorsqu'il en existe une version dématérialisée.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Combiné à une politique de records management adéquate, un SAE donne l'assurance aux entreprises de disposer de leurs documents d'archives dans le temps. Cet outil informatique permet la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques, dans le respect de normes précises.
Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation des documents à moyen et long terme pour une exploitation ultérieure. Son but est d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la pérennité, l'authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.
Scanner vos documents
Citons entre autre Adobe Scan, Genius Scan, Scanbot ou encore CamScanner. Certaines de ces applications vous proposent également une sauvegarde sur un service cloud. On ne s'en sort pas toujours seul dans l'archivage numérique. Dans ce cas, rien ne vaut le recours à un professionnel.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes successives qui peuvent varier selon la nature du document traité. Il couvre des tâches allant de la réception du document à sa mise à disposition auprès des publics : c'est-à-dire une grande partie de ce que l'on nomme circuit du document en bibliothèque.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.