Une bonne gestion de ses papiers administratifs demande du temps, de la patience et une très bonne organisation. En effet, il est important d'effectuer de temps en temps du rangement ou un tri radical dans vos papiers administratifs pour éviter de perdre du temps à chercher un papier ou un document en particulier.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Le classement et l'archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d'équipements dédiés à l'archivage, tels que : Les classeurs. Les pochettes et chemises et autres protègent documents. Les boîtes de rangement et caisses d'archives ou dossiers suspendus.
administratif, administrative
Qui concerne une administration, l'Administration. administratif n. Personne qui travaille dans le secteur administratif d'une entreprise.
1 – Identification et authentification des archives.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
Choisissez un ordre de tri : vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos pièces comptables et fiscales) ou alphabétique (utile pour retrouver les papiers concernant un client ou un fournisseur).
La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire pour chaque département d'entreprise. Un dossier avec le nom spécifié sera créé dans le dossier Documents communs. De la même manière vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Théoriquement, tous les documents peuvent être archivés : factures, bulletins de paie, prêts, états comptables, documents contractuels, notes de frais… L'arrêté du 17 mars 2017 autorise également les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents lorsqu'il en existe une version dématérialisée.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer l'agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers.