Nous recommandons de n'utiliser que trois éléments pour décrire les processus : au niveau le plus détaillé, la tâche, puis l'activité, et enfin le processus lui-même. Un quatrième niveau de description est utile lorsque l'on veut décrire les procédures : nous recommandons d'introduire la notion d'opération.
Une procédure doit expliquer clairement « comment faire »
Les procédures sont orientées vers l'action. Elles décrivent les étapes à suivre et l'ordre dans lequel elles doivent être suivies. Elles sont souvent composées d'instructions claires et peuvent être utilisées pour la formation des collaborateurs.
La description des processus permet d'avoir une vision simplifiée de l'organisation interne et donc de formaliser et d'optimiser les activités clés. Cela répond également au besoin de pérenniser les savoirs-faire de l'entreprise.
Le processus détaillé permet de connaître clairement : Le rôle de chacun dans l'accomplissement d'une tâche, Le positionnement des acteurs les uns par rapport aux autres (notion de clients / fournisseurs internes).
Document de référence décrivant précisément le bien-fondé, les conditions d'exécution et la façon de procéder pour exécuter une tâche ou un travail de nature administrative ou technique, etc.
1. Forme suivant laquelle les procès sont conduits, instruits et jugés ou les actes d'exécution forcée accomplis. 2. Ensemble des règles qui doivent être respectées pour la reconnaissance de certains droits ou le règlement de certaines situations juridiques (successions, partages, licitations, etc.).
En règle générale, l'élaboration d'une procédure doit être prise en charge par le service concerné ou le responsable de sa mise en œuvre. Il est également indispensable d'associer à son élaboration les utilisateurs directs ou indirects. L'assistant de gestion peut définir un formalisme de rédaction des procédures.
Quelle est la différence entre un processus et une procédure ?
Plus clairement, un processus désigne l'action ou l'ensemble d'actions à mettre en place dans l'entreprise, tandis que la procédure se réfère « comment », soit la façon de l'effectuer.
Le processus RH désigne l'ensemble des actions et stratégies définies et menées par les équipes RH pour accompagner le développement et le business de l'entreprise. Ces processus RH participent activement à l'épanouissement des collaborateurs afin d'accroître la compétitivité globale de l'entreprise.
La définition la plus courante du process en français est celle de « procédé », que l'on retrouve principalement dans le domaine de l'industrie. Il s'agit alors, concrètement, d'une technique ou d'une méthode utilisée pour réaliser une tâche ou une succession de tâches afin de parvenir à un résultat donné.
Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d'accomplir une activité ou un processus. Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l'entreprise et créer les conditions d'une application efficace.
C'est, en fait, la description détaillée de la circulation de l'information, indépendamment de sa forme (verbale, en papier, numérique,...), aboutissant à la prise d'une décision et ses sous- décisions et leurs exécution.
Le développement des compétences, l'évaluation et la performance, les rémunérations, le recrutement et la gestion des carrières et successions : ces processus sont au cœur de la gestion du capital humain et de l'organisation des ressources.
Quels sont les outils qui nous permettent de caractériser un processus ?
Le diagramme de flux ou diagramme d'activités est une technique très connue qui consiste à représenter graphiquement le processus de toute activité. Il s'utilise avec assiduité pour l'amélioration des processus organisationnels ou industriels.