Le contrôle des comptes externes est effectué par un commissaire aux comptes (le CAC) nommé lors de l'assemblée générale qui établit un audit comptable et financier. Il a pour mission la vérification de la comptabilité ainsi que la certification des comptes comptables.
Pour obtenir des informations comptables sur les SA ou SARL, on peut consulter le site web societe.com ou Infogreffe.fr. Il faut savoir que ces sociétés sont tenues de déposer dans le mois suivant l'approbation de leurs comptes, au greffe du Tribunal de commerce : leur bilan, leur compte de résultat.
Le commissaire aux comptes est, lui, un acteur extérieur à l'entreprise. II contrôle les comptes annuels et pour cela fait un audit comptable et financier.
Les copropriétaires qui ne sont pas au conseil syndical ont également la possibilité de vérifier les comptes. Deux solutions : Soit demander l'autorisation au conseil syndical d'assister à la réunion de préparation. Soit se déplacer individuellement dans les bureaux du syndic.
les contrôles de premier niveau « sont généralement effectués par les personnes en charge de la saisie et de la validation des écritures comptables » ; les contrôles de deuxième niveau sont réalisés par des personnes « indépendantes de celles ayant réalisé les contrôles de premier niveau ».
Justifier les comptes de trésorerie
En général, pour cadrer les comptes bancaires, un état de rapprochement bancaire est établi et le solde comptable est rapproché du solde figurant sur le dernier relevé bancaire. Pour les comptes de caisse, ils sont comparés avec le dernier brouillard de l'exercice.
Les comptes de la copropriété doivent être le reflet de son activité économique et de sa gestion par le syndic. Leur contrôle est un droit reconnu par la loi de 1965 à tout copropriétaire, une fois par an (art. 18-1 de la loi de 1965).
Le conseil syndical est composé de copropriétaires élus lors de l'assemblée. Il fait le lien avec le syndic et surveille sa gestion.
À partir de 25% de charges impayées du budget prévisionnel dans une copropriété de moins de 200 lots, on considère que la copropriété est en difficulté.
L'analyse comptes annuels d'une entreprise permet de réaliser un diagnostic sur la situation d'une entreprise, notamment au niveau de sa rentabilité, grâce à l'étude du compte de résultat, et de sa santé financière, grâce à l'étude du bilan.
La démarche de contrôle passe par un examen analytique, la vérification d'un certain nombre d'assertions et le remplissage d'un dossier de travail. L'examen analytique permet de comparer les données entre deux exercices. On compare souvent les charges et produits, la marge brute et parfois quelques ratios.
Lors de l'envoi des documents, il faudra certifier vos documents et en particulier les comptes annuels. Pour se faire, il vous suffit d'inscrire la mention “certifiés sincères et conformes à l'original”. Puis d'apposer votre signature en tant que représentant légal de votre société.
Le syndic professionnel administre la copropriété et gère les finances. Il est lié à un syndicat de copropriétaires par un contrat à durée déterminée. Il agit au nom et pour le compte du syndicat, il perçoit les charges, il passe les contrats d'entretien et de conservation de l'immeuble.
C'est lui qui reçoit les informations de la part du syndic et les diffuse aux conseillers. Le président réalise aussi le rapport d'activité du conseil syndical présenté chaque année lors de l'assemblée générale des copropriétaires appelée à se prononcer sur les comptes.
Le règlement général sur la protection des données - RGPD.
Justifier les comptes, c'est aussi vérifier la concordance des comptes. Je prend un exemple simple. La saisie des pièces comptables sous les logiciels comptables est évidemment facilitées mais une erreur peut être commise sans que l'on s'en aperçoit de prime abord.
La rédaction des documents
En particulier, un procès-verbal constatant les décisions et résolutions votées par l'AG doit être établi. Il constitue l'unique instrument de preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus.
Les différentes pièces comptables
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d'achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales...