L'expression de besoins doit être claire, concise et synthétique. Elle expose des faits et ne s'attarde pas sur la solution technique à apporter. Elle décrit simplement votre besoin. Pour ce qui est du contenu, il est recommandé d'écrire des phrases courtes et factuelles.
Pour faciliter cette tâche, il existe un outil pratique afin d'expliciter les besoins plus aisément : la bête à cornes. Ce diagramme simple d'utilisation sert de guide pour mener une analyse fonctionnelle du besoin.
QUI DOIT RÉDIGER UNE EXPRESSION DES BESOINS ? C'est le demandeur qui est le mieux placé pour rédiger ce document. Le prestataire vient ensuite l'enrichir à l'occasion de la phase de cadrage. Cette phase de cadrage permet de construire les maquettes fonctionnelles et spécifications fonctionnelles du projet.
Le but d'un projet est de satisfaire un besoin. Il faut l'exprimer clairement avant d'imposer une solution. Généralement formulé sous formes d'exigences fonctionnelles, les besoins fonctionnels sont l'expression de ce que le produit ou le service délivré par le projet devrait être ou faire.
Un besoin est un sentiment de privation, de manque, parallèle à la notion de désir, que l'individu cherche à faire disparaître par la consommation d'un bien. C'est une demande exprimée ou latente, d'ordre individuel ou collectif.
L'énoncé du besoin est le "but" du produit, sa raison d'être, son usage, ce pour quoi il a été conçu. Trouver l'énoncé consiste à répondre à ces 3 questions fondamentales : A qui le produit rend-il service ? Sur quoi le produit agit-il ?
La démarche de cadrage est principalement réalisée par des entretiens et/ou l'animation d'ateliers. Ceux-ci ayant pour objet de faire mûrir le besoin en interne et d'identifier les besoins clés à mettre en œuvre. Une réflexion sera également menée pour identifier les besoins à plus long terme.
On peut résumer cette différence en expliquant que le besoin est une obligation et que l'attente est plutôt un souhait. Par exemple, lorsque l'on achète un véhicule automobile, disposer d'un système de freinage est un besoin, mais l'option des sièges chauffants répond plutôt à une attente.
L'EXPRESSION ET LA VALIDATION DU BESOIN :
Avant de concevoir un objet technique, il est nécessaire de s'assurer que le besoin existe et de bien préciser ce qui est attendu par les futurs utilisateurs. Les informations permettant de valider ce besoin peuvent être collectées auprès d'eux.
Un besoin est une nécessité ou un désir éprouvé par l'utilisateur (NF X 50-150). Il est souvent difficile d'exprimer son besoin qui est souvent latent, il peut être suscité ou imposé (exigé) par une mise en conformité, une norme.
Terme souvent utilisé en marketing qui englobe tout ce qui est nécessaire à un client.
Le recueil des besoins constitue l'une des étapes clés de la construction d'un plan de formation. Il s'agit de la phase d'identification et de collecte des besoins de formation collectifs et individuels des collaborateurs d'une organisation.
La délimitation du projet ne peut se faire qu'en collaboration avec le client. Après tout, c'est lui qui sait le mieux ce qu'il veut obtenir à la fin de son projet. Si le gestionnaire de projet ne sait pas clairement qui est le client, la première étape la plus importante consiste à l'identifier.
L'objet de l'Analyse Fonctionnelle du Besoin est de caractériser les fonctions de service attendues à partir des prestations caractérisées. Dans cette démarche, les contraintes liées à l'environnement du produit seront caractérisées, au risque parfois de dégrader les prestations caractérisées.
C'est l'association de toutes les fonctions techniques de l'objet qui permet sa fonction d'usage. [A quoi sert l'objet ?] [Comment fonctionne l'objet ?] [Quelles solutions peuvent réaliser ces fonctions techniques ?]
Le cahier des charges est un document primordial dans une relation client/fournisseur de services ou de produits. De forme écrite, il définit précisément la demande et les besoins du client, ses exigences et ses contraintes et tient lieu de contrat entre les parties.
Les questions ouvertes servent à comprendre, à faciliter l'expression, à dialoguer, à échanger. Elles commencent par un adverbe (pourquoi, combien, comment, quand) ou un adjectif/pronom interrogatif (quel, quoi, qui) d'où le fameux QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Combien voire comment, Pourquoi).
Les trois premières questions de qualification – « Qui ? », « Où ? », « Pourquoi ? » – vous montreront comment trouver des prospects de qualité. Le « Quand ? » peut vous faire gagner du temps et maximiser vos énergies dans le processus de qualification.