Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
Des outils de rangement : un trieur, une valisette porte-documents, une boîte de rangement munie de différents paniers, un classeur accordéon, ou encore un briefcase permettent de classer facilement les documents. De plus, ils servent à retrouver rapidement un papier administratif lorsque vous en avez besoin.
Quelles sont les bonnes règles du classement des documents ?
Le rangement numérique croissant ou décroissant des dossiers suivant des nombres, L'archivage chronologique suivant l'ordre d'arrivée des documents, Le classement alphabétique selon le nom de chaque dossier, L'archivage selon la thématique de chaque dossier dans le but de les regrouper ensemble.
Les relevés bancaires et les talons de chèque, quant à eux, sont à garder environ 5 ans. Concernant les chèques, le bénéficiaire a jusqu'à 1 an pour l'encaisser. Après ce délai écoulé, il ne sera plus possible d'encaisser ces chèques.
La loi indique de conserver les tickets de carte bancaire pour une durée minimale de treize mois à partir de la date de la transaction. En outre, vous devez garder ces tickets dans un lieu sécurisé avec un accès restreint et vous assurez qu'ils sont lisibles et utilisables en cas de demande de copies.
Le plan doit respecter une structure logique de classement ; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Certaines factures devraient être conservées durant toute la durée de possession du bien ou de la durée du contrat. ... Les archives peuvent servir à...
Faire valoir ses droits lorsque nécessaire.
Prouver ses possessions.
Confirmer son état civil.
Témoigner de ses revenus et de son statut professionnel.
Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. Exemple : Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.
Quelle est la première étape du classement des documents ?
Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.