Fait à (Ville), le (Date). Madame, Monsieur, Par la présente, je viens vous adresser ma réclamation concernant (précisez l'objet de votre réclamation). En effet, (exposez ce en quoi la prestation n'est pas respectée et/ou ce en quoi le produit n'est pas conforme à ce qui était initialement prévu).
Madame, Monsieur, Je souhaite, par la présente, vous faire part de mon mécontentement à propos [précisez le problème à résoudre : d'un produit, d'un service, d'une facture…]. En effet, [précisez les raisons du mécontentement : mauvaise qualité, mauvaise taille, rapport qualité/prix inintéressant, colis endommagé...].
Contactez le service clientèle. En cas de litige, la première chose à faire est de contacter le service clientèle en exposant votre problème. Ce premier contact peut être fait par téléphone. Si ce premier contact n'a pas été satisfaisant, il est alors conseillé d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.
La lettre de réclamation peut prendre la forme d'une lettre de Mise en Cause : il s'agit d'un document édité directement en ligne, par lequel l'expéditeur expose le différend qui l'oppose au destinataire et lui présente ses demandes, afin de mettre fin à la situation litigieuse.
Par la présente lettre recommandée, je souhaite porter à votre connaissance une situation difficile que je vis au travail/dans l'entreprise. Au sein de l'entreprise, j'occupe le poste de [Précisez le poste occupé, les fonctions] depuis le [Précisez la date d'embauche.].
Même si vous êtes mécontent face à une réponse négative ou à une absence totale de réponse, il est important de rester cordial et respectueux du début jusqu'à la fin : "Madame, Monsieur, je souhaite par la présente vous faire part de mon mécontentement / de mes interrogations."
Nos conseils pour rédiger votre lettre de contestation
Évitez d'adopter un ton trop agressif et accusateur dans votre lettre. Soignez votre orthographe pour rendre la lecture de votre courrier plus fluide. Ne rentrez pas trop dans les détails et allez à l'essentiel.
Les formules pour débuter votre courrier:
– Comme suite à votre lettre du… ou Comme suite à notre conversation téléphonique du… – J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du… – J'ai l'honneur de vous faire connaître que… – J'ai l'honneur de vous rendre compte…, J'ai l'honneur de vous exposer…
La demande de remboursement
Pour se faire rembourser, le requérant doit généralement s'adresser par courrier recommandé avec accusé réception. Cela permet de dater la réclamation et de faire courir les délais.
À REMPLIR LE FORMULAIRE DE PREUVE DE RÉCLAMATION
口 La preuve de réclamation doit être signée par l'individu qui la remplit. 口 La signature du réclamant doit être attestée. 口 Indiquer l'adresse complète (incluant le code postal) où tout avis et correspondance doivent être expédiés.
Je tiens à vous informer de mon insatisfaction au sujet de la qualité de votre service sur (préciser). En effet, récemment j'ai acheté un (indiquer le produit) et j'ai constaté que (préciser la cause de votre insatisfaction). J'espère que vous ferez le nécessaire afin que vos clients soient satisfait de vos services.
Il existe deux types de réclamations bien distincts : les réclamations orales et les réclamations écrites. Les réclamations orales sont de l'ordre des canaux téléphoniques ou en face à face. Les réclamations écrites sont reçues par courrier, fax ou emails.
On doit écrire : le nom et l'adresse de l'expéditeur, le nom et l'adresse du destinataire, la date, l'en-tête, le texte, la formule de politesse et la référence ou l'objet. Seule parfois la mise en page change.
Recours gracieux ou recours hiérarchique
Vous devez motiver votre recours (expliquer les raisons de droit et les faits qui vous conduisent à contester la décision). Une copie de la décision contestée est à joindre à votre lettre, ainsi que tous les documents que vous jugez utiles pour faire réviser la décision.
Si la décision administrative ne comporte pas les voies et délais de recours, il est donc possible de la contester devant le juge administratif dans un délai d'un an. En présence de circonstances particulières dûment justifiées, il est possible de déposer le recours au-delà d'un délai d'un an.
Voie de recours
Vous pouvez contester la nouvelle décision. Vous pouvez faire appel si une mention dans la décision indique qu'elle est rendue en premier ressort. Vous pouvez faire un pourvoi en cassation si une mention dans la décision indique qu'elle est rendue en dernier ressort.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sincères salutations.
Exemples de formules de politesse simples :
« Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. » « Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'expression de mes sentiments distingués. »
Oui, « Dans l'attente de votre retour » est une formulation courante et appropriée pour exprimer que vous attendez une réponse de la part de votre interlocuteur dans un contexte pro. (dans la vie perso, on ne l'utilise pas trop). 🌸 »Dans l'attente » signifie « en attendant », « pendant que l'on attend ».
«Dans cette situation, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que nous allions à votre encontre.» «Vous pouvez certainement faire preuve de compréhension.» «Nous sommes certains d'avoir résolu la situation à votre satisfaction.» «Nous considérons ce problème comme résolu.»