Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire pour chaque département d'entreprise. Un dossier avec le nom spécifié sera créé dans le dossier Documents communs. De la même manière vous pouvez créer autant de dossiers que vous désirez.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
1 – Identification et authentification des archives.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Le classement et l'archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d'équipements dédiés à l'archivage, tels que : Les classeurs. Les pochettes et chemises et autres protègent documents. Les boîtes de rangement et caisses d'archives ou dossiers suspendus.
L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Il existe une multitude d'outils de gestion bibliographique. On peut les classer en trois catégories : les logiciels propriétaires payants (EndNote, Reference Manager, RefWorks...), les logiciels open source (BibTeX, JabRef, Zotero...) et les logiciels propriétaires gratuits (Mendeley, Colwiz).
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Il existe plusieurs méthodes de classement : thématique ou idéologique = regrouper les dossiers d'abord par rubrique, puis par grands thèmes (s'organise de façon géographique à travers un critère d'accessibilité et d'utilisation courante ou non)
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures. Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié. Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois.