Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, il est possible de faire état d'un montant de frais réels égal à : (6 000 km × 0,357) + 1 395 = 3 537 €.
Taux de l'IRS pour le calcul des remboursements kilométriques
Vous pouvez utiliser le barème kilométrique annuel officiel fourni par l'IRS pour calculer le remboursement ou la déduction des frais kilométriques . Le barème standard de l'IRS pour 2026 est de 72,5 cents par mile, et celui de 2025 est de 70 cents par mile.
La distance domicile-travail est inférieure à 40 km et vous avez travaillé 47 semaines à 5 jours. 47*5 = 235 jours. Si la distance est égale à 15 km soit 30 km aller-retour, le nombre total de kilomètres à soumettre au barème kilométrique est égal à 235 * (15 * 2) = 7 050 km.
Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels. Ces pièces justificatives peuvent comprendre des factures d'entretien, des notes de frais, des justificatifs de déplacements ou encore des relevés de compteur kilométrique.
Dans ce cadre, le montant de l'indemnité kilométrique est fixé à 0,35 euro par kilomètre.
En règle générale, la facturation se fait dès 20km, mais vous pouvez tout à fait décider de facturer vos clients même si la distance est moins élevée. Par exemple : 15€ pour un déplacement jusqu'à 20km. 25€ pour des déplacements entre 20 et 70km.
Le nouveau montant à respecter à partir du 1er avril 2025 s'élèvera à 0,4320 EUR/km. Si l'indemnité kilométrique que vous octroyez ne dépasse pas 0,4320 EUR/km, elle sera considérée comme un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur, exonéré de cotisations de sécurité sociale.
*Ce montant est défini par le calcul suivant : valeur par tranche de km = valeur de l'indemnité kilométrique fiscale pour un véhicule de 4 CV fiscaux/2 (0,606 € ÷ 2) × nombre de km. En cas d'utilisation d'un véhicule électrique, l'indemnité de transport est majorée de 20 %.
Pour calculer le prix du transport routier au km d'une expédition, on applique la formule suivante : CK + CC + CJ. Le coût kilométrique (CK) englobe les dépenses liées à l'utilisation du véhicule, notamment le carburant, l'usure des pneus, les réparations et les péages.
Pour calculer le coût du carburant au km, nous utilisons l'une des formules suivantes : coût du carburant = (distance / rendement énergétique au litre) × coût par litre. coût du carburant = (distance / 100 × consommation de carburant sur 100 km) × coût par litre.
Voici le barème pour les distances supérieures à 5000 km :
Il va parcourir 30 km. Il pense recevoir 30*0.665 = 19.95 euros, comme avant. Ce n'est pas le cas ici : 5030 km à l'échelle annuelle = 5030*0,374+1457 = 3338.22 euros.
Si le domicile est situé à 40 km ou moins du lieu de travail, on peut déduire la totalité du kilométrage parcouru (soit un maximum de 80 km aller-retour). Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour).
Ce remboursement des frais de carburant est exonéré de cotisations sociales dans la limite des 400 € par an (ou de la proportion des 400 € suivant son temps de travail) et par salarié (et à condition que les frais réellement engagés par le salarié dépassent cette limite). Il est donc inutile de le déclarer au CESU.
Ouvrez Google Maps ou un autre logiciel de cartographie. Indiquez votre adresse de domicile et celle de votre lieu de travail. Multipliez la distance aller par deux pour obtenir le kilométrage journalier (aller-retour). Multipliez ce chiffre par le nombre de jours travaillés dans l'année.
Comment calculer le nombre de jours travaillés pour les frais réels ? Le nombre de jours travaillés à reporter pour les frais réels se calcule en retranchant du nombre total de jours de l'année l'ensemble des jours non effectivement travaillés. On comptabilise alors seulement les jours ouvrés.
Quels justificatifs faut-il conserver pour les frais kilométriques ?
Comment est-il calculé ? Revenu fiscal de référence = revenu net imposable + certains revenus exonérés d'impôt ou soumis à un prélèvement libératoire + certains abattements et charges déductibles du revenu.
Le montant du remboursement est calculé sur la base du nombre de kilomètres parcourus pour effectuer le trajet domicile-travail : 25 centimes d'euros par kilomètre.