L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
Tous les types de support per- mettent l'écriture : l'argile, le bois, la poterie, la pierre, le marbre, le tissu, le papyrus… Les musées et centres d'archives offrent des témoignages de ces pratiques anciennes, aujourd'hui bien connues.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
La SAÉ ou situation d'apprentissage et d'évaluation est « un ensemble constitué d'une ou plusieurs tâches à réaliser par l'étudiant en vue d'atteindre le but fixé ». Elle permet à l'étudiant de développer et d'exercer une compétence indispensable pour l'acquisition de son diplôme universitaire.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Scanner vos documents
Citons entre autre Adobe Scan, Genius Scan, Scanbot ou encore CamScanner. Certaines de ces applications vous proposent également une sauvegarde sur un service cloud. On ne s'en sort pas toujours seul dans l'archivage numérique. Dans ce cas, rien ne vaut le recours à un professionnel.
L'archivage numérique des factures peut être effectué par l'entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet. Si l'entreprise n'est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d'une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Vous conservez une copie papier de vos factures ? Archivez les directement dans Batappli. Bien sûr, pour sécuriser l'archivage dans Batappli, vous devez aussi mettre en place une sauvegarde automatisée, régulière et externalisée de Batappli.
1 – Identification et authentification des archives.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).