Avantages du classement numérique 3 Page 4 Le classement numérique est : - simple, tant pour la mise en place que pour la recherche d'un dossier ou d'un document ; - sûr, la place du dossier est nettement précisée, il est facile de déceler une absence de dossier ; - extensible indéfiniment, l'insertion de nouveaux ...
Classez : le classement doit suivre une organisation rigoureuse. Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé.
L'archivage électronique est une nouvelle méthode d'archivage écologique et économique qui réduit les contraintes liées à la gestion du papier, des dossiers et des documents. Il simplifie, protège et améliore l'efficacité de la gestion des informations sans compromettre l'intégrité des données.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l'ordre croissant des nombres, à leur arrivée. Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l'ordre chronologique d'arrivée. Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d'établir un répertoire alphabétique.
Un document numérique est une forme de représentation de l'information consultable à l'écran d'un appareil électronique. L'affichage de ce type de document peut être apparenté soit au « document » même, ou soit à l'interface logicielle.
On peut classer les documents numériques selon d'autres critères que leur mode de création. On pourra distinguer par exemple les documents numériques « statiques », comme une image et les documents numériques « dynamiques » dont la visualisation à l'écran fait appel à plusieurs programmes ou sources d'informations.
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
L'archivage numérique désigne le stockage de documents sur un support de données digitales accessibles par ordinateur. Il peut s'agir de documents papier, mais il est également possible d'archiver des documents qui existent déjà sous forme numérique, par exemple des e-mails.
Pour archiver vos documents numériquement, il existe deux types de solutions : – Les SAE (Systèmes d'Archivage Electronique) : plus qu'un système d'archivage, le SAE permet la conservation, la consultation et la restitution des documents numériques.
Scanner vos documents
Citons entre autre Adobe Scan, Genius Scan, Scanbot ou encore CamScanner. Certaines de ces applications vous proposent également une sauvegarde sur un service cloud. On ne s'en sort pas toujours seul dans l'archivage numérique. Dans ce cas, rien ne vaut le recours à un professionnel.
"Le plan de classement est un outil conçu pour faciliter le classement et le repérage des documents. Il permet aux services producteurs d'organiser leurs documents en affectant chaque document, dès sa création, à un dossier précisément identifié.
Le classement numérique : par ordre de succession des nombres ; Le classement chronologique : par ordre d'arrivée des dossiers ; Le classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l'alphabet ; Le classement thématique : par sujet ou par thème.
C'est un système de classification qui non seulement structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents pour qu'ils soient faciles à retrouver quand le besoin s'en fera sentir. L'objectif est de ne rien perdre qui est important et d'être efficace dans votre activité professionnelle.