La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société.
Une note de frais est un document établi par un salarié qui rappelle l'ensemble des frais professionnels exposés au cours d'une période donnée. Elle est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou forfaitaire.
Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels supportés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. En effet, ces frais sont obligatoirement remboursés par l'employeur.
Elles se justifient par l'exercice de l'activité et/ou l'intérêt de l'entreprise, mais attention, pour être remboursées, les sommes engagées par le salarié doivent être proportionnelles au besoin réel. Les notes de frais sont à la seule charge de l'employeur et ne peuvent venir réduire le salaire versé.
La note de frais se compose de l'addition de tous les frais professionnels engagés dans le mois par le salarié. Il faut donc indiquer tous les montants. Dans certains cas, l'employeur peut prendre en charge la moitié de certains frais, considérés comme étant aussi bien personnels que professionnels.
Les frais professionnels peuvent correspondre à des frais de déplacement, des frais de repas en cas de déjeuner d'affaires, ou encore des frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, mais aussi les dépenses de déménagement en cas de mutation, etc.
Note de frais : quelles sont les règles en vigueur ? La gestion des notes de frais est tout à fait spécifique. Elle est régie par la loi et doit uniquement permettre de rembourser un salarié qui a réalisé une dépense dans le cadre de sa mission et dans l'intérêt de l'entreprise.
On conseille généralement aux employeurs de rembourser les frais dans un délai de 30 jours après réception de la note de frais. Généralement, le remboursement des frais a lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire.
Tous les frais engagés suite à un déplacement professionnel sont susceptibles d'être pris en charge et remboursés par l'entreprise. Il s'agit notamment des frais de péages, de stationnement, les notes d'hôtels, les billets d'avion ou de train…
Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l'employeur.
Quelle que soit la situation, le remboursement des frais de repas répond toutefois à deux règles de base : Les dépenses doivent avoir été engagées dans l'intérêt de l'entreprise. La dépense doit être justifiée par une facture (en cas de repas d'affaires supérieur à 150 euros) ou un ticket de caisse.
Sous le statut auto-entrepreneur, il est impossible d'émettre de note de frais. En effet, dans le cadre du régime de la micro-entreprise, le principe est le suivant : les frais professionnels inhérents à l'exercice de l'activité ne peuvent être déduits du chiffre d'affaires.
Votre employeur doit vous rembourser vos frais professionnels. Cette règle ne s'applique pas, en revanche, si, dans votre contrat de travail, votre employeur précise que ces frais sont à votre charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire.
Dépenses vestimentaires ou de coiffure
Dans ce cas, les dépenses déductibles comprennent non seulement le prix d'achat, mais également le coût de l'entretien et du blanchissage desdits vêtements.
Les missions : il s'agit des autres frais pris en charge par l'entreprise lors des déplacements des salariés (séjour …). Les réceptions :il s'agit des frais engagés par l'entreprise pour l'organisation des réceptions professionnelles.
Conclusion : les notes de restaurant doivent être comptabilisées dans le compte 6256 « Missions » ou dans le compte 6257 « Réceptions » selon la nature de la dépense. La TVA est généralement déductible, sous réserve que certaines conditions soient bien respectées.
Barème kilométrique applicable aux voitures
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Définition de Débours
Les "débours" ou "déboursés" sont les sommes qui, soit en vertu de la Loi, soit en vertu du contrat, doivent être avancées dans l'intérêt et pour le compte d'autrui.
En tant que micro-entrepreneur, vous êtes soumis au régime fiscal de la micro-entreprise et vous êtes imposé sur votre chiffre d'affaires ou vos recettes bruts (c'est-à-dire encaissés) et non sur votre résultat. Vous ne pouvez donc déduire aucune charge professionnelle pour un montant réel.
Le barème de 2022 a augmenté, pour atteindre une valeur maximale quotidienne de 19,40 €. En conséquence le montant déduit par repas atteint cette année la somme maximale de 14,40€ puisque la valeur d'un repas pris à domicile a, cette année, atteint les 5 €.
Tout salarié est susceptible d'avoir droit à une indemnité repas s'il remplit ces conditions : Être contraint de prendre son repas sur son lieu de travail. Ne pas disposer d'une cantine sur son lieu de travail. Le temps de pause est insuffisant pour rentrer prendre son repas à son domicile.
et si vous disposez de justificatifs complets (factures) vous pouvez déduire la différence entre le prix du repas effectivement payé par vous, et la valeur forfaitaire d'un repas pris au foyer : cette valeur forfaitaire est fixée à 4,95€ pour 2021 ; ou sinon, vous pouvez déduire cette valeur forfaitaire par repas.