Les membres du conseil syndical peuvent préparer, éditer et diffuser leur comptes rendus de leurs conseils.
Le compte rendu doit reprendre toutes les questions de l'ordre du jour. Il faut obligatoirement faire apparaître : le résultat des votes, en précisant le nom des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou se sont abstenus, ainsi que les millièmes (ou tantièmes) qu'ils représentent.
Est-il obligatoire d'avoir un président de conseil syndical ? La loi stipule que la nomination d'un président de conseil syndical est obligatoire si un conseil syndical est formé dans la copropriété.
Le président prépare et convoque les réunions du conseil syndical. Il anime les débats, répartit les tâches entre les conseillers et fait voter les résolutions portées à l'ordre du jour. Il transmet les avis rendus par le conseil syndical au syndic, aux copropriétaires ou aux tiers.
Président de séance de l'assemblée générale. Secrétaire.
Après le vote, le secrétaire de séance rédige le procès-verbal (PV) de l'assemblée générale (AG). Le nouveau syndic a 1 mois à partir de l'AG pour envoyer le PV aux copropriétaires opposants ou défaillants.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés). Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail.
En principe, seuls les travaux dont la réalisation a été mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale et ayant obtenu l'accord des copropriétaires peuvent être réalisés. Néanmoins, dans certains cas, le syndic peut, de sa propre initiative, décider de faire des travaux sans accord préalable des copropriétaires.
Le conseil syndical n'a pas de personnalité morale. Il est donc impossible de porter plainte contre lui. Toutefois, il est possible de porter plainte contre les membres du conseil syndical. En effet, les membres du conseil syndical engagent leur responsabilité civile et pénale en exécutant leur mission.
Il exerce un contrôle sur la comptabilité, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont passés et traités les marchés et tous les contrats. Il contrôle également l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.
Le conseil syndical est composé de membres élus par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, leurs conjoints, partenaires liés par un PACS, ascendants, descendants… Le syndic ou ses proches, même copropriétaires, ne peuvent pas être membres du conseil syndical.
Tout copropriétaire peut demander la destitution d'un membre du conseil syndical. Il doit préalablement lister le ou les motifs d'insatisfaction. Il faudra ensuite mettre cette révocation à l'ordre du jour d'une assemblée générale et faire voter les copropriétaires.
Les procès-verbaux sont lus et approuvés à l'ouverture de la séance suivante. Dès qu'il est approuvé, le procès-verbal est signé par le secrétaire et le président.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
Le compte de gestion pour le détail des charges
Il vous faut vous plonger dans le compte de gestion général du dernier exercice clos accompagné du montant prévisionnel pour l'exercice en cours.
La contestation de l'assemblée générale.
Pour ce faire, le copropriétaire doit assigner le Syndicat des copropriétaires devant le Tribunal de grande instance dans les 2 mois qui suivent la notification, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, du procès-verbal de l'assemblée générale.
Qui peut être élu président du conseil syndical ? A l'instar des conseillers syndicaux, tout copropriétaire, conjoint ou partenaire d'un copropriétaire, usufruitier de l'immeuble peut être élu président du conseil syndical à condition d'en être préalablement membre.
La mise en concurrence impose, lorsque plusieurs devis ont été notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour, qu'ils soient soumis au vote de l'assemblée générale.
Ainsi, comme vient de la rappeler le ministère de la Justice, «l'assemblée générale ne peut, à une quelconque majorité, autoriser le conseil syndical à pénétrer dans une partie commune à jouissance privative, afin de vérifier que l'entretien courant de cette partie est correctement assuré par son titulaire ».
Qui peut être élu président de séance d'une AG ? Un copropriétaire peut être élu pour prendre la fonction de président de séance. Mais c'est souvent le président du conseil syndical qui assure plus généralement cette fonction.
Au delà des pouvoirs conférés par les textes, le rôle du président est celui d'animer et de diriger les débats. C'est lui qui donne la parole aux participants qui la sollicitent, la reprend si les débats s'éternisent, décide du moment de passer au vote lorsqu'il considère que toutes les opinions se sont exprimées.
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).