L‛assemblée générale peut désigner comme bon lui semble qui sera secrétaire de séance que celui-ci soit copropriétaire ou non. La Cour de cassation admet même que le salarié de l'un des candidats aux fonctions de syndic puisse être désigné en tant que secrétaire de l‛assemblée (Cour de cass.
Cette désignation est faite à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés). Pendant l'AG, le secrétariat est assuré par le syndic mais l'assemblée générale peut toutefois désigner un copropriétaire comme secrétaire de séance.
Aux termes de l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales (CGCT), « au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire ». De ce fait, le secrétaire de séance ne peut être qu'un membre du conseil municipal.
Les scrutateurs peuvent être des personnes morales ou des personnes physiques. Bon à savoir : le bureau peut être composé d'un seul scrutateur en cas de refus des actionnaires d'exercer la fonction de scrutateur.
Le plus souvent, il peut s'agir du président, du secrétaire, du bureau, du CA, voire d'une proportion de membres. En l'absence de cette mention dans vos statuts, la convocation à une assemblée générale revient généralement au président de l'association.
L'Assemblée Générale de l'association comprend tous les membres de l'association, à jour de leur cotisation et faisant partie de l'association depuis au moins 3 mois. Ceux-ci peuvent se faire représenter par un autre membre de l'association faisant partie de l'Assemblée Générale.
En principe, tous les associés de la société peuvent participer aux assemblées générales (AGO, AGE ou AGM) après avoir été convoqués par le ou les dirigeant(s) de la société. En cas de silence statutaire, un associé peut demander en justice la nomination d'un mandataire chargé de convoquer les associés.
Le président du bureau de vote a seul la police de l'assemblée. Nulle force armée ne peut sans son autorisation être présente dans la salle ou aux alentours. Il peut faire expulser tout électeur qui troublerait ou ralentirait les opérations de vote ou de dépouillement.
Le rôle du secrétaire de séance
Le secrétaire de séance établit le procès-verbal de l'assemblée générale, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves, le tout sous le contrôle du président et, le cas, échéant, des scrutateurs.
Qui peut être élu président de séance d'une AG ? Un copropriétaire peut être élu pour prendre la fonction de président de séance. Mais c'est souvent le président du conseil syndical qui assure plus généralement cette fonction.
L'Assemblée Générale se déroule fréquemment comme suit : Émargement de la feuille de présence par l'ensemble des membres présents. Désignation d'un président et d'un secrétaire de séance. Lecture des différents points figurant à l'ordre du jour.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
Les rôles du secrétaire de conseil:
Il définit le programme annuel de travail du conseil avec les comités et les directions internes de la société qui sont impliquées, organise le déroulement des séances du conseil, gère le suivi et le règlement des jetons de présence en suivant l'assiduité des administrateurs.
Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est réalisé par le syndic de copropriété. Ce document est signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes : Président de séance de l'assemblée générale. Secrétaire.
Le vote du quitus en assemblée générale signifie la reconnaissance des copropriétaires d'une gestion conforme aux obligations, avec décharge de responsabilité du syndic de copropriété en place. En somme, donner quitus à son syndic de copropriété signifie lui reconnaître une gestion conforme aux clauses du mandat.
tout changement du PV d'AGOA doit être paraphé par les signataires initiaux du procès verbal d'assemblée ; à la fin du procès verbal d'assemblée, doit être récapitulé l'ensemble des corrections opéré puis, être signé par les signataires initiaux.
Avant de débuter une assemblée générale, les copropriétaires désignent un président de séance. Cette désignation est le fruit d'un vote des copropriétaires à la majorité simple (présents ou représentés par un mandataire). Un ou deux scrutateurs peuvent également être élus sur le même principe.
Au delà des pouvoirs conférés par les textes, le rôle du président est celui d'animer et de diriger les débats. C'est lui qui donne la parole aux participants qui la sollicitent, la reprend si les débats s'éternisent, décide du moment de passer au vote lorsqu'il considère que toutes les opinions se sont exprimées.
Le remplacement du secrétaire du CSE s'effectue dans les mêmes conditions que sa désignation initiale : par un vote à la majorité des membres présents à la prochaine réunion du CSE.
Chaque candidat, binôme de candidats ou liste de candidats ne peut désigner qu'un seul délégué par bureau de vote. Un même délégué peut être habilité à exercer ce contrôle dans plusieurs bureaux de vote.
les électeurs inscrits sur les listes électorales du bureau ; les délégués des candidats ou des listes ; les membres et délégués des commissions de contrôle des opérations de vote ; les délégués du Conseil constitutionnel pour les scrutins relevant de son contrôle (référendum, élection du Président de la République).
Pour voter, vous devez être inscrit sur la liste électorale. Si vous vivez en France, vous devez vous inscrire sur la liste électorale d'une mairie. Si vous vivez à l'étranger, vous pouvez vous inscrire soit sur une liste électorale consulaire, soit sur la liste électorale d'une mairie.
Chaque copropriétaire (ou mandataire) signe une feuille de présence permettant de compter le nombre de voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont réunies. En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée.
Comme cité précédemment, les membres peuvent décider de créer une association sans président. Toutefois, le bureau provisoire doit décrire le mode d'organisation dans les statuts dès l'assemblée constitutive. Il faut énumérer les organes dotés d'un réel pouvoir de décision et définir leur fonctionnement.
Baumann Avocats Droit informatique
"Quitus" est le nom donné à la décision par laquelle les actionnaire d'une société, réunis en assemblée délibérante, approuvent la gestion du ou des mandataires sociaux. Le mot est pareillement utilisé dans les procès verbaux d'assemblées de copropriétaires.