Les factures assorties d'une signature électronique, que l'on dit qualifiées, celles qui sont liées à un certificat électronique, doivent être conservées dans leur forme originale, ainsi que leur contenu non modifié, par l'entreprise chargée de l'émission de la facture.
Les entreprises sont tenues de les conserver. Elles peuvent être demandées lors d'un contrôle de l'Administration (impôts, TVA, URSSAF, etc.). Le contrôle fiscal vise à vérifier la réalité des opérations comptables en procédant à des inspections sur pièces.
Le client est la personne qui reçoit la facture et qui doit en payer le montant exigé à la date demandée. Il peut attester du paiement d'une facture en indiquant qu'elle est acquittée après le débit de son compte bancaire.
Comment se fait la conservation des factures ? Une facture peut être conservée au format papier ou au format électronique. Dans les deux cas, la législation prévoit une procédure d'archivage spécifique pour chaque support.
Le vendeur ou le prestataire qui a délivré la facture originale est tenu de remettre un duplicata de facture au client qui en fait la demande.
Une nouvelle facture est établie en remplacement de la précédente. Pour ce faire : La nouvelle facture doit faire référence à la facture annulée ; Pour cela, elle doit comporter la mention "annule et remplace la facture n°xxx”, ou “en remplacement de la précédente facture n° xxx”.
Combien de temps conserver vos factures ? Les factures d'électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans, de même que les factures d'eau. Les factures de téléphone fixe, mobile et d'abonnement internet doivent être conservées 1 an.
Concrètement, dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises seront dans l'obligation d'accepter les factures électroniques. Ces factures auront valeur d'original fiscal et devront être archivées : attention, une impression papier de cet original n'aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
- une facture en bonne et due forme doit être remise par le fournisseur à l'entreprise. Après réception de la facture, l'étape suivante consiste à l'enregistrer dans les comptes de l'entreprise. Pour cela, le comptable ou l'expert-comptable se doit de respecter une certaine marche à suivre.
Une facture est une preuve d'achat et de vente pour l'acheteur et le vendeur. Il s'agit d'un document officiel émis par un professionnel faisant foi juridiquement, comptablement et fiscalement.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Comment recycler ou détruire ses papiers personnels (administratifs ou confidentiels) ? Recycler le papier, tout le monde sait faire : il suffit de le mettre dans la bonne corbeille et de la vider dans le bac jaune.
Officiellement, il n'est pas nécessaire de faire signer les factures. Toutefois, il existe plusieurs raisons d'exiger des signatures sur les factures afin de se protéger et de protéger les clients des malentendus.
La loi permet de retenir 5% du montant de la facture pour garantir la bonne exécution du travail mais seulement si l'on émet des réserves lors de la réception des travaux.
Si le client a déjà payé, la facture doit indiquer clairement que le montant à payer est nul et comporter votre signature. Si le client n'a pas encore payé, votre facture doit inclure votre signature et un espace pour la sienne. En signant la facture, le client s'engage légalement à régler le montant dû.
La conservation des relevés bancaires n'est certes pas obligatoire, mais il reste conseillé de garder ces documents là aussi pendant 5 ans. Votre organisme bancaire pourra d'ailleurs vous fournir, sur demande, vos relevés durant 5 à 10 ans.
Tous les documents administratifs relatifs à la vie de famille sont à garder à vie : le livret de famille, l'acte de naissance, l'acte de mariage, le récépissé de PACS, les divorces, les remariages, l'adoption, la reconnaissance d'un enfant et les donations familiales.
Auquel cas, cela constitue une infraction fiscale. La chaine de numérotation de vos factures doit donc obligatoirement être ininterrompue et chronologique. Et c'est pourquoi vous ne pouvez pas supprimer de factures.
Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA. L'article L441-9 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont les suivantes : nom et adresse des parties. date de la vente ou de la prestation de services.
Votre client peut parfois demander à mettre la facture au nom d'un autre, à modifier son nom, son adresse ou l'adresse du chantier mentionné sur la facture. Ces informations ne sont pas modifiables après validation, même en mettant à jour de votre fichier clients.