Le contrôleur doit tenir des comptabilités diverses dont le principe est posé par la loi et les modalités mises en œuvre par décrets. Il doit aussi fournir, selon le même schéma, des synthèses périodiques ou spontanées qui mettent en valeur la pertinence de sa comptabilité.
Les ordonnateurs engagent les dépenses et prescrivent aux comptables de les payer. Ils sont souvent soumis à un « contrôle budgétaire ». Les comptables publics ont la charge exclusive de manier les fonds publics et de tenir les comptes. Ils doivent contrôler avant paiement les ordres de payer reçus des ordonnateurs.
Le Contrôleur financier a une fonction pluridisciplinaire puisqu'il supervise tout l'aspect comptable d'une entreprise ou succursale de l'entreprise pour laquelle il travaille, mais il a aussi un rôle d'analyse économique et prévisionnelle pour les comptes financiers à venir.
Le comptable public vérifie notamment la correcte imputation budgétaire et la disponibilité des crédits, la réalité du service fait – en exigeant des pièces justificatives à l'ordonnateur –, la non-prescription de la dépense, ainsi que son caractère libératoire.
La tenue de la comptabilité d'engagement ou comptabilité administrative est de la responsabilité de l'exécutif de la collectivité. Le CGCT prévoit que les collectivités territoriales ont l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement des dépenses.
Ordonnateur et comptable public
L'ordonnateur décide de l'exécution du budget (recettes et dépenses). En matière de recettes, il émet les factures, calcule la créance et établit la mise en recouvrement.
Les ordonnateurs et les comptables publics sont successivement chargés d'exécuter juridiquement la loi de finance. Tandis que les ordonnateurs sont des agents publics chargés d'ordonner et de décider, les comptables, également agents publics, ont pour mission d'exécuter les ordres des ordonnateurs.
Le commissaire aux comptes est, lui, un acteur extérieur à l'entreprise. II contrôle les comptes annuels et pour cela fait un audit comptable et financier.
La loi du 28 décembre 2011 modifie l'équilibre entre le juge financier, le comptable public et le ministre des Finances, supérieur hiérarchique des comptables.
Les ordonnateurs principaux sont essentiellement les ministres, les exécutifs locaux, les directeurs d'établissement public ou de caisse de sécurité sociale (auquel il faut ajouter les autorités financières des « pouvoirs publics », tels le président de la République, les questeurs des assemblées parlementaires, etc.).
Le métier de responsable comptable. Le responsable comptable est le garant de la bonne santé comptable et fiscale d'une structure. Ce professionnel travaille généralement avec une équipe de comptables qui l'assiste dans la réalisation des suivis de la trésorerie et la supervision des états financiers.
Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil, le management et les collaborateurs d'une entité, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation d'objectifs liés aux opérations, au reporting et à la conformité.
La disparité entre les deux métiers tient essentiellement à leurs responsabilités. Le contrôleur financier a une approche globale de la trésorerie, la comptabilité et la gestion administrative. Le contrôleur de gestion réalise son travail pour l'un de ces services.
Dans la définition du contrôle de gestion qu'il nous livre, Anthony (1965) rappelle à juste titre qu'il s'agit d'un ensemble de processus par lesquels les managers s'assurent de l'atteinte efficace et efficiente des objectifs de l'organisation. Ce sont donc les managers qui exercent cette fonction.
De logique financière et marketing, la fonction contrôle de gestion partenaire est la délégation des études nécessaires à la prise de décision, côté financier, des managers opérationnels aux contrôleurs de gestion. Ces derniers font part de leurs connaissances, projets et activités en cours.
Le contrôle interne des factures fournisseurs est généralement assuré par la fonction comptable. Dans les grandes organisations, qui disposent d'une comptabilité fournisseur, c'est au comptable fournisseur que revient cette mission.
Figure méconnue de la Renaissance italienne, ce moine franciscain, qui a croisé la route de Léonard de Vinci, a publié en 1494 le premier manuel comptable de l'histoire, popularisant des méthodes mises en pratique de longue date par les marchands vénitiens.
Les comptables principaux sont ceux qui rendent directement leurs comptes au juge des comptes. Les comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal. Les comptables publics peuvent désigner des mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité.
L'ordonnateur, qui est l'exécutif des collectivités (maire, président du conseil départemental ou régional), donne l'ordre d'engager les dépenses et de recouvrer les recettes, mais ne peut pas manipuler les fonds publics. Il tient le compte administratif.
Contrôle des comptes comptables externes
Le contrôle des comptes externes est effectué par un commissaire aux comptes (le CAC) nommé lors de l'assemblée générale qui établit un audit comptable et financier. Il a pour mission la vérification de la comptabilité ainsi que la certification des comptes comptables.
Le ministre et le président d'institution constitutionnelle sont ordonnateurs principaux des crédits qui sont mis à leur disposition.
Les budgets des collectivités territoriales doivent respecter 5 grands principes budgétaires. Ceux-ci sont : l'annualité, l'universalité, l'unité, la spécialité et l'équilibre réel. Ces principes sont à la fois des règles de fond et de procédure.
Ils sont nommés par arrêté. Il s'agit du préfet, qui exerce cette fonction au niveau local. Des ordonnateurs délégués et suppléants sont désignés pour effectuer ces tâches lorsque les ordonnateurs secondaires ne sont pas disponibles. Les ordonnateurs « prescrivent l'exécution des recettes et des dépenses […]
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
Classiquement, les ordonnateurs sont soumis à la juridiction de la Cour de discipline budgétaire et financière (CDBF). Toutefois, les ministres et, dans la plupart des cas, les élus locaux sont placés hors-champ de sa compétence.