Qu'est-ce qu'une secrétaire peut apporter à une entreprise ?
Interrogée par: Louis Fabre | Dernière mise à
jour: 6. Oktober 2022 Notation: 4.7 sur 5
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Elle est chargée d'une large palette de tâches aussi importantes les unes que les autres pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Il s'agit notamment de la réception des clients, la gestion et le classement des dossiers, la correspondance, les taches de bureau, etc.
La secrétaire se doit donc d'avoir une très bonne capacité d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
Quand on travaille en « soutien administratif », par définition, on soutient les gens. Être secrétaire, c'est soutenir les gens, les aider; c'est faire une différence sur leur journée de travail, sur leur efficacité. La relation d'aide est valorisante parce qu'elle fait en sorte qu'on se sent utile.
il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables ; il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l'animation d'une équipe ; il peut également assurer des fonctions d'assistant de direction.
Pourquoi Dit-on que la secrétaire est la vitrine d'une entreprise ?
La communication
La secrétaire est la vitrine de l'entreprise et c'est elle que les clients voient en premier. Il est donc important qu'elle sache ce qu'il faut dire au bon moment et à la bonne personne ainsi que ce qu'il ne faut pas dire.
On parle distinctement, lentement et on répète au besoin. « Non, non, non, monsieur le directeur ne peut pas vous recevoir » est une phrase qui doit vous prendre au moins 15 secondes. Si au bout de 30, votre interlocuteur insiste encore, mettez-lui un coup de talon aiguille.
Pour devenir secrétaire administrative, aucune formation particulière n'est exigée. Par contre, il est nécessaire d'obtenir un concours administratif, et pour cela de répondre à des conditions d'accès drastiques (être de nationalité française ou citoyen européen, jouir de ses droits civiques, etc.).
Quelles sont les motivations pour devenir secrétaire administratif ?
Un esprit d'analyse et de synthèse est également très important dans ce métier où les comptes-rendus sont nombreux. Une bonne connaissance du droit est également une qualité majeure pour devenir un bon secrétaire administratif. Enfin, il doit être ouvert et doit aimer le contact avec les autres.
Quel salaire et combien gagne un Secrétaire ? Un ou une secrétaire gagne en moyenne 2 000 à 2 500 euros bruts par mois en France. Cela correspond à un salaire net compris entre 1 560 et 1 950 euros par mois. Avec un taux horaire d'environ 13 à 16 euros bruts, le salaire brut sera plus de 24 000 euros bruts par an.
Comment organiser le secrétariat de l'entreprise ?
Conservez un agenda, un calendrier et une liste de tâches à faire et mettez-les à jour régulièrement. Conservez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre, ou créez-en plusieurs qui peuvent être synchronisés ensemble.
Utilisez un classeur par thème et par année. Archivez les années précédentes. Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez des petites boites en carton pour servir de séparation, vous pourrez les disposer comme bon vous semble contrairement aux organisateurs de tiroirs déjà compartimentés.