Pour une entreprise, la dématérialisation signifie le remplacement de ses supports d'information au format papier par des supports au format numérique.
Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
Définition de la dématérialisation :
Dématérialiser ses documents a pour but de transformer les documents aux formats papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation/système d'information. Par exemple, une facture PDF générée par un ERP devient donc une facture dématérialisée.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Pour faire des économies ! Le gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier. Le passage au numérique permet de gagner du temps. Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l'état de leurs factures dématérialisées et ils pourront être payés plus vite.
La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de place non négligeable.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
Absence de connexion internet et/ou d'équipement pour certaines personnes, absence de compte bancaire (500 000 personnes en France) et donc impossibilité de recevoir un virement bancaire par internet pour d'autres, problème de confusion entre sites publics et sites privés pour les demandes en ligne de carte grise par ...
Aujourd'hui la dématérialisation des documents comptables se prévaut de réduire l'empreinte écologique, de simplifier la vie de l'entrepreneur en supprimant le papier. En réalité, la dématérialisation des documents comptables répond surtout à une question économique, permettant de réduire les couts et les délais.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il est primordial de réaliser un diagnostic de l'existant en amont afin d'identifier les processus qui méritent d'être automatisés, d'anticiper les gains ainsi que les freins qui peuvent être rencontrés et vérifier que les personnes concernées sont prêtes à s' ...
Mais, concrètement, comment dématérialiser les documents ? Cette transition implique plusieurs étapes. L'identification du périmètre du projet des documents concernés, la numérisation des documents papier et enfin la gestion des documents dans un système d'information électronique.
Pour ce faire, il existe 3 méthodes : une signature électronique via un certificat qualifié la mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée. l'utilisation d'une norme acceptée par les deux parties.
La dématérialisation croissante des services publics et des procédures administratives constituent des avantages. En effet, pour certaines personnes en situation de précarité par exemple, les démarches en ligne améliore l'accès aux droits (RSA, prime d'activité, APL, etc).
Les atouts de la dématérialisation
Elle améliore la traçabilité et le suivi des documents. Les risques de perte et de consultation non autorisée de documents sont beaucoup moins importants, Grâce à l'automatisation le risque d'erreur est moindre, Elle fait gagner du temps : l'accès aux fichiers est plus rapide.
La presse à portée de main
En effet, la version numérique de la presse offre des atouts considérables à la fois économiques, écologiques mais également au sein de l'expérience utilisateur. Ainsi, augmentez vos revenus et le nombre de vos abonnements en offrant un nouveau mode d'abonnement 100% numérique.
Lorsqu'une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s'agit donc d'un document d'archive électronique créé sur un support informatique. Passer d'une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation.
Aussi, la dématérialisation permet de retrouver ses documents bien plus rapidement et facilement qu'en temps normal. Ce gain de temps représente, de fait, un gain d'argent et une amélioration de la productivité. Qui plus est, ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance.
Ainsi, pour qu'un projet de dématérialisation ne soit pas synonyme de fuite d'informations (et les exemples sont nombreux ces derniers temps : hacking de Bercy, piratage de comptes chez Sony...), il est nécessaire de mettre en place des règles et des politiques de sécurité physique et informatique permettant de ...
Comme l'indique une haute fonctionnaire au sein du cabinet du commissaire général au développement durable, « la dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services ...
Parmi les principaux inconvénients de la GED on retrouve : Des heures de formation pour les collaborateurs. Un équipement informatique performant. Des risques de fraude et de perte des données.