On appelle encodage l'opération qui consiste pour une entreprise à enregistrer une facture dans la comptabilité. C'est-à-dire passer les écritures dans le logiciel comptable, distinguer les montants, ventiler la TVA et débiter et/ou créditer les comptes comptables correspondants.
La codification des comptes comptables
L'intitulé et le numéro permettent d'identifier les opérations réalisées par l'entreprise dans sa comptabilité. Les comptes comptables sont composés au minimum de 4 chiffres : le1er chiffre correspond à la classe auquel il appartient.
1. Rassembler en un seul corps des textes législatifs ou réglementaires, des coutumes, etc. 2. Ériger en système organisé, rationnel ; normaliser : Codifier l'usage de la langue.
Si une mention obligatoire est erronée ou n'est pas présente sur votre facture, celle-ci sera dite non conforme. Autrement dit, une facture non conforme est une facture qui ne respecte pas le formalisme nécessaire à sa validité.
L'identité du vendeur ou du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture : la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel) l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente)
La codification, qui permet de rassembler selon un plan cohérent l'ensemble des dispositions existantes se rapportant à un domaine particulier, contribue à rendre le droit plus lisible et plus accessible.
La codification a pour objectif de catégoriser et indexer chaque document. Elle est utilisée pour la recherche documentaire et pour le classement. Elle permet également de faciliter la sélection et la consultation des documents.
La codification classique consiste dans le double travail de mise en forme des textes existants et de création juridique, pour chaque branche traditionnelle du droit. Les codes français les plus anciens sont ainsi le fruit d'un travail mené au début du XIXe siècle, sous l'influence de Napoléon Bonaparte.
Exemple de numérotation avec préfixe : année + numéro
Afin de simplifier le tri par année, beaucoup d'entrepreneurs choisissent de mettre un préfixe annuel : 2019-001, 2019-002… L'année suivante, on repart de zéro. En 2020, la première facture de l'année devra donc être 2020-001.
En comptabilité, saisir une facture d'achat revient à enregistrer la charge au débit en utilisant un compte de la classe 6 "Comptes de charges" du Plan Comptable Général (PCG). La comptabilisation des factures fournisseurs se fait dès réception (à la date inscrite sur la facture).
Le processus de codification des marchandises consiste à identifier les produits sans équivoque par un code ou un signe. Ce code est associé à une étiquette apposée au produit qui permettra d'y accéder de façon électronique.
La codification est un moyen d'uniformiser le droit. Il permet d'avoir l'application d'un même corps de règles juridiques sur un territoire donné, affirmation de l'aspect identitaire et culturelle de ce territoire.
Le code à barres est composé de 2 à 3 chiffres pour identifier le pays dans lequel l'article a été codifié (donc pas forcément celui où il a été fabriqué). Le code fabricant (à 4 ou 5 chiffres) est attribué par GS1 France et, le code article (5 chiffres) est choisi librement par le fabricant.
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire.
la codification privée ou regroupement non officiel de textes autour d'un domaine, réalisés par des juristes et / ou des éditeurs pour faciliter le travail des professionnels du droit et des justiciables.
Afin de mener à bien le processus de codification, la Commission a dégagé deux grands principes sur lesquels repose sa méthode de travail : la codification doit être effectuée à droit constant et doit faire l'objet, pour les parties législatives des codes, d'une validation législative.
Pendant un certain nombre d'années, le codificateur français avait adopté la procédure dite de la “codification administrative”, c'est-à-dire que les codes avaient été adoptés par décrets, alors même qu'ils contenaient des dispositions de nature législative.
Lorsque l'opérateur économique est un particulier, le numéro de SIRET ou de SIREN n'est pas exigé.
Normalement, les lois sont claires : vous devez envoyer vos factures dès la réalisation de la livraison. Cependant, si besoin est, le délai maximum pour établir une facture peut aller jusqu'à 1 mois. Vous pouvez également réaliser des factures périodiques dans le cas d'une livraison régulière des produits.
Lorsque le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de services. Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.