Document comptable d'une grande importance dans une entreprise, le journal comptable est utilisé pour assurer un suivi des différents flux financiers. Ce dernier permet de procéder à un enregistrement chronologique et continu (au jour le jour) de l'ensemble des données comptables sur un exercice comptable.
Le journal comptable (appelé également livre journal ou journal général) est un document obligatoire pour toute entreprise, à moins que vous ne soyez auto-entrepreneur ou sous le régime de la micro-entreprise. C'est pourquoi il convient de le compléter avec la plus grande rigueur.
Le livre journal se présente sous forme de tableau à double colonne, l'une débit pour les dépenses, l'autre crédit pour les recettes. Il existe aussi sous la forme de deux livres distincts (un pour les dépenses, un pour les recettes). Il sert à enregistrer toutes les opérations comptables autant au crédit qu'au débit.
La comptabilité remplit 3 fonctions principales : Compter ; Analyser ; Communiquer.
Figure méconnue de la Renaissance italienne, ce moine franciscain, qui a croisé la route de Léonard de Vinci, a publié en 1494 le premier manuel comptable de l'histoire, popularisant des méthodes mises en pratique de longue date par les marchands vénitiens.
Un journal, c'est un bulletin d'information diffusé à la télévision ou à la radio. C'est aussi une publication qui donne des informations à celui qui la lit. Dans ce cas, le journal appartient à la famille des médias de la presse écrite. Il est imprimé sur du papier.
Les journaux sont numérotés et codés selon la syntaxe comptable : date, numéro de compte utilisé pour l'écriture, intitulé du compte, libellé explicatif de l'opération effectuée (généralement noms du tiers + nature du document + n° du document + information complémentaire si nécessaire), numéro interne de la/des pièces ...
Plus précisément, il existe deux types d'opérations diverses (OD) en comptabilité : les OD centralisatrices et les OD réparatrices. Les OD centralisatrices comptabilisent les salaires, charges sociales et la TVA. Elles débitent un compte de charge et créditent un compte de classe 4 (compte de tiers).
Les livres comptables obligatoires : grand-livre, livre-journal et livre d'inventaire.
Le livre de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d'entrée ou de sortie (crédit et débit) d'espèces et où le solde peut être connu à tout moment. Ce journal peut être tenu en version papier et/ou en version informatique.
La balance se déduit du Grand Livre Journal : c'est simplement la totalisation des mouvements du Grand Livre par compte et par classe comptable. Les totaux débit/crédit de la balance doivent être équilibrés, et identiques à ceux du Grand Livre.
Les journaux auxiliaires
Dans le système classique, on a un seul journal lequel se présente sous la forme d'un tableau à deux colonnes. Dans le système centralisé, on a affaire à divers journaux : ce sont des journaux auxiliaires, également désignés par journaux divisionnaires.
En comptabilité, un compte se schématise par un tableau scindé en deux colonnes. Chacune d'entre elles a vocation à enregistrer des opérations. La colonne de gauche est un « Débit » et la colonne de droite un « Crédit ». On dit qu'un compte est débité lorsque l'entreprise enregistre une somme à son débit.
Notion de débit en comptabilité
La notion de débit dans les écritures comptables concerne les opérations que les tiers doivent à l'entreprise. Pour un client qui doit de l'argent à l'entreprise et qui effectue un paiement, l'opération est inscrite dans la colonne débit du compte.
Magazine ou revue qui paraît chaque semaine. Exemple : Un hebdomadaire est présent chaque semaine dans les kiosques, tandis qu'un mensuel sera présent chaque mois et un journal chaque jour.
Un quotidien (ou journal) paraît tous les jours ou presque.
Qui paraît chaque semaine : Revue hebdomadaire.
La naissance de la comptabilité : une histoire ancienne
On retrouve dans l'histoire égyptienne au 4ème millénaire avant JC des traces de comptabilité. Les prémisses de la comptabilité étaient en fait un suivi des entrées et sorties d'un compte que l'on a pu retrouver via des écritures sur de l'argile ou sur du papyrus.
Quand la comptabilité générale se borne à enregistrer et classer les flux financiers, la comptabilité analytique en analyse les conséquences et permet la prise de décision en matière de gestion d'entreprise. La comptabilité analytique est la continuité de la comptabilité générale.
Le solde d'un compte est débiteur si les sommes débitées de celui-ci sont supérieures à celles qui ont été créditées. Les débits sur le compte n'ont pas été compensés par des revenus suffisants, ce qui a rendu le solde du compte négatif. A l'inverse, un solde positif est qualifié de "créditeur".