Le scanner permet de numériser n'importe quel document papier : photo, texte. Attention une fois du texte numérisé, il faut utiliser un logiciel de reconnaissance d'écriture pour pouvoir le sélectionner ou le modifier.
La numérisation consiste à transformer un signal analogique qui contient une quantité infinie d'amplitudes en un signal numérique contenant, lui, une quantité finie de valeurs. Le passage de l'analogique au numérique repose sur trois étapes successives : l'échantillonnage, la quantification, et le codage.
La numérisation consiste à créer, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne.
Pour numériser une image, telle qu'une photo ou une image, le scanner détecte et convertit automatiquement l'image en données numériques. Le scanner enregistre ensuite le fichier sur votre ordinateur, ou vous pouvez l'imprimer directement à partir du scanner. Sur le même sujet : Pourquoi prendre une imprimante laser ?
La numérisation vise un stock ou un flux de documents. La dématérialisation est plus large et consiste à gérer de façon électronique des données ou des documents les échanges entre partenaires (entre entreprises, collaborateurs, etc.)
La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques. Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l'espace et d'éviter l'encombrement créé par les documents en papier.
Pour conserver vos archives numériques, le coffre-fort électronique est une solution idéale et fiable. Il s'agit là de conserver vos documents numérisés d'entreprise importants de façon sécurisée. C'est un excellent moyen pour se protéger contre le piratage de données, le vol, l'usurpation et même les virus.
Le numérique recouvre à la fois les sciences et technologies de l'information et de la communication (informatique, électronique, télécommunications). Le périmètre du numérique est donc plus large que celui de l'informatique. Le numérique modifie les activités humaines et sociales.
Une numérisation progressive
Le mieux est d'adopter une démarche progressive : Commencez par digitaliser votre documents et processus internes (stockage dans le Cloud, Skype for Business et CRM mobile). Une fois que ces outils seront bien implémentés, attaquez-vous à la communication avec vos clients.
Une technique de plus en plus utilisée. De plus en plus de services d'archives ont recours à la numérisation. La raison est simple : numériser les documents d'archives permet de faciliter leur accessibilité, tout en évitant la détérioration, la dégradation ou la perte accidentelle des originaux.
C'est un document créé directement sur ordinateur et qui ne contient que des éléments générés par le logiciel qui l'a créé, que ce soit du texte ou des dessins. On parlera aussi de document numérique natif.
Numériser une image c'est lui donner une représentation électronique à partir de l'objet réel qui lui sert de support (papier, film, diapo, négatif, mais aussi objet 3D). Cette représentation sera la plupart du temps matricielle, c'est-à-dire une matrice (un tableau) ou chaque point sera représenté par une couleur.
Un usage excessif ou mal contrôlé du numérique peut avoir des effets ravageurs sur notre santé physique et psychologique. Cookie, phishing, données sensibles… Des mots que l'on utilise fréquemment mais qui restent bien vagues.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
Le nom d'un fichier doit être le plus court possible et doit refléter son contenu. Il peut contenir son sujet (rapport d'activité, résultats d'analyse, bilan, etc.), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).
Nous vous conseillons par exemple Genius Scan, Tiny Scanner, Scan Bot, mais vous pouvez aussi utiliser Google Drive avec l'option « Numériser » lorsque vous ajoutez un document. Pour ce qui est des photos et autres documents sur papier brillant qui génère des reflets, nous vous conseillons Google Photo Scan !
Vos documents scannés peuvent se trouver à plusieurs endroits, les plus communs sont : 1) Dans le dossier Images ou dans un sous dossier d'images, nommé avec la date du scan. 2) Dans Documents ou un sous dossier de Documents nommé avec la date du scan.
Son inventeur est l'Américain James T. Russell.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.