L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Cela prendra moins de place en mémoire ; On peut mettre dans un seul fichier (une archive) autant de dossiers et de fichiers que l'on veut ; C'est beaucoup plus facile d'envoyer une archive unique en pièce jointe d'un email plutôt que plein de fichiers éparpillés.
zip" permet de créer directement une archive au format zip avec le nom du dossier ou du fichier ; "Compresser vers xxx. 7z" permet de créer une archive compressée au format 7-zip.
Si vous choisissez de supprimer les éléments, ils ne sont pas archivés. Si vous choisissez d'archiver les éléments, ils ne peuvent pas être supprimés par l'archivage automatique. Une fois les éléments archivés, ils peuvent être supprimés manuellement.
Lors de la création d'une archive, il est possible (mais pas obligatoire) de garder l'arborescence des répertoires et des fichiers, c'est à dire l'ordre dans lesquels ils sont rangés.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
L'archivage est généralement utilisé pour : regrouper tous les fichiers d'une période ; envoyer plusieurs pièces jointes dans un seul fichier ; permettre le téléchargement de plusieurs fichiers d'un seul coup.
Les archives permettent à la société de jouer toute une gamme de rôles, et aux communautés civilisées de s'enraciner et de se développer, en favorisant la recherche et l'éducation, en offrant des sources de loisir, mais aussi en protégeant les droits de l'homme et en affermissant les identités.
Depuis la loi de 2008, les documents d'archives publiques sont par principe librement communicables à toute personne qui en fait la demande (art. L. 213-1 du code du patrimoine).
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
Une archive est un fichier dans lequel se trouve tout le contenu d'un dossier (fichiers, arborescence et droits d'accès). Les archives sont généralement des fichiers portant l'extension . tar (format UNIX) ou . zip (sous Windows) et ceux-ci sont souvent compressés.
Les archives sont multiples : dans leur essence de traces, dans leur forme intellectuelle et matérielle, dans leur rôle (politique, économique, juridique, social), dans l'image qu'on en a et dans l'image qu'on en donne, dans le mode de production, de diffusion et de stockage.
Choisissez pour vos archives un lieu de rangement qui soit ni trop humide, ni trop froid, ni trop chaud, ni trop éclairé. Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d'un point d'eau. Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes.
Ce stockage de données à long terme permet de gagner de la place et de faire des économies en termes de frais de stockage. Archiver vos fichiers vous permet de garder certains documents qui n'ont qu'une courte durée de conservation légale, comme les bulletins de paie et les comptes annuels.
D'ailleurs, cette archive est aussi un moyen de retrouver des amis perdus : en se rendant dans l'onglet « Amis », puis dans la partie des demandes d'amis envoyées et des amitiés supprimées, on peut facilement retrouver celles et ceux avec qui on a été en contact, même s'ils ont changé de pseudo depuis.
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Les documents d'archives existent, matériellement individualisés : un document d'archives considéré isolément est appelé une pièce . Dans la réalité, un document d'archives existe rarement isolément. C'est pourquoi, le terme «archives» s'écrit habituellement au pluriel.
Pourquoi conserver les documents administratifs ? La plupart des documents administratifs amassés au fil du temps peuvent s'avérer utiles un jour ou l'autre dans la mesure où ils constituent notamment des éléments permettant de prouver l'existence d'un droit ou de démontrer sa bonne foi en cas de litige.
Pourquoi archiver les documents dans une entreprise ? L'une des principales raisons est simple, c'est une obligation légale. En effet, certains documents doivent obligatoirement être conservés par l'entreprise, afin qu'ils puissent être présentés en cas de contrôle ou de litige.
– Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.) – Replacer les activités de l'organisme dans un contexte plus large pour comprendre les règles de répartition des archives.
L'extension de fichier 7z est un format d'archive compressé créé avec le logiciel Open Source 7-zip. Il est similaire à un fichier ZIP mais utilise une méthode de compression sans perte différente appelée LZMA pour réduire la taille du fichier tout en préservant la qualité.
Ouvrez l'Explorateur de fichiers et accédez au dossier compressé. Pour décompresser l'intégralité du dossier, faites un clic droit pour sélectionner Extraire tout , puis suivez les instructions. Pour décompresser un seul fichier ou dossier, double-cliquez sur le dossier compressé pour l'ouvrir.
Pour extraire : un fichier ou dossier, ouvrez l'archive et faites glisser le fichier ou dossier dans l'emplacement de votre choix. tout le contenu d'une archive, cliquez avec le bouton droit sur l'archive et dans le menu contextuel sélectionnez Extraire tout.