La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques. Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l'espace et d'éviter l'encombrement créé par les documents en papier.
La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de place non négligeable.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
La Gestion Électronique des Documents vous permet d'offrir à vos clients un accès aux documents les concernant. Ils ont ainsi la possibilité de consulter les informations qui leurs sont utiles à tout moment et partout.
On peut classer les documents numériques selon d'autres critères que leur mode de création. On pourra distinguer par exemple les documents numériques « statiques », comme une image et les documents numériques « dynamiques » dont la visualisation à l'écran fait appel à plusieurs programmes ou sources d'informations.
La différence principale entre Digital et Numérique tient au contexte dans lequel les mots sont utilisés. On choisira plus volontiers « digital » pour se référer aux utilisateurs et à leur utilisation des dispositifs. Numérique sera le terme à privilégier pour parler de l'industrie et du monde de l'informatique.
« Numérique ou électronique ? Ces deux termes sont parfois employés indifféremment, mais ont aussi des connotations différentes : - le terme numérique évoque davantage l'idée de contenu. - le terme électronique évoque davantage une technique support. »
La numérisation peut également permettre d'améliorer la qualité des images issus de documents détériorés. Contrairement au papier, les images numériques ne se décolorent pas et ne se détériorent pas avec le temps. On peut intégrer facilement des images ou des informations au sein de n'importe quel document numérisé.
La documentation augmente le savoir collectif de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsque le partage d'informations devient la norme dans votre équipe, vous profitez d'une transparence accrue et d'une culture plus collaborative et stratégique.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Réduire le temps de production, de traitement et d'archivage ; Automatiser les opérations en limitant les risques d'erreur ou d'oubli ; Faciliter le travail collaboratif de plusieurs intervenants sur un même document ; Libérer de l'espace et éviter l'encombrement créé par les supports physiques.
Les enjeux juridiques
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Faible volumétrie de marchés à signer, Carences en termes de support informatique en interne, Signataires réfractaires à la dématérialisation, Pas d'archivage électronique nécessaire.
Définition de la dématérialisation :
Dématérialiser ses documents a pour but de transformer les documents aux formats papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation/système d'information. Par exemple, une facture PDF générée par un ERP devient donc une facture dématérialisée.
Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
La fonction principale de la documentation est de rendre accessible l'information à l'utilisateur ayant un besoin de connaissances.
Le numérique s'impose aujourd'hui comme un levier de croissance pour les entreprises. Augmentation de la productivité, meilleure compétitivité, gain de temps et d'argent… Les dirigeants ont tout à y gagner.
On entend donc par outil numérique les différents outils fonctionnant aujourd'hui avec des données informatiques : téléphone portable (« smartphone » ou ordiphone), ordinateur, webcam, appareil photo ou encore caméra.
La révolution numérique impacte l'ensemble des secteurs, métiers et compétences associés. La pénurie de femmes et d'hommes disposant de qualifications dans ce domaine est avérée, non seulement pour les éditeurs de logiciels et les entreprises de services du numérique, mais aussi pour l'ensemble de l'économie.
La différence entre les deux concepts est manifeste. La digitalisation a une connotation positive. La numérisation, en revanche, est neutre. Il s'agit néanmoins d'une condition préalable à la digitalisation.
Nom de l'auteur, Initiales. (année) Titre du document. Thèse de doctorat, Nom de l'université. Disponible sur : URL du PDF (Consulté le : Date).