Avec la numérisation de documents, vous n'avez plus besoin de conserver l'intégralité des documents physiques. Vous pourrez aussi vous affranchir de votre espace de stockage séparé pour conserver vos données. Les dépenses liées au stockage des fichiers physiques peuvent donc être fortement diminuées.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
La numérisation vise un stock ou un flux de documents. La dématérialisation est plus large et consiste à gérer de façon électronique des données ou des documents les échanges entre partenaires (entre entreprises, collaborateurs, etc.)
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
Les documents au format papier sont des originaux que l'on conserve longtemps sous forme tangible, tandis que les fichiers numérisés sont des copies de ces documents, que l'on produit pour gagner un peu de place.
Une technique de plus en plus utilisée. De plus en plus de services d'archives ont recours à la numérisation. La raison est simple : numériser les documents d'archives permet de faciliter leur accessibilité, tout en évitant la détérioration, la dégradation ou la perte accidentelle des originaux.
Numérisation des documents originaux
Il existe deux techniques principales d'acquisition de l'image, qui se déclinent sur des matériels prenant en compte les contraintes du document : numérisation par prise de vue photographique et numérisation par balayage.
Presque toutes les technologies populaires allant du téléphone à la voiture ont pour objectif final de réduire l'effort des humains. Un deuxième avantage, c'est la communication et la mobilité. Les systèmes de communication modernes ont réduit radicalement le temps de communication entre deux personnes.
La numérisation consiste à créer, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne.
Absence de connexion internet et/ou d'équipement pour certaines personnes, absence de compte bancaire (500 000 personnes en France) et donc impossibilité de recevoir un virement bancaire par internet pour d'autres, problème de confusion entre sites publics et sites privés pour les demandes en ligne de carte grise par ...
Une numérisation progressive
En résumé, avant de passer à la stratégie numérique, il vous faudra numériser tous les aspects de votre entreprise. Le mieux est d'adopter une démarche progressive : Commencez par digitaliser votre documents et processus internes (stockage dans le Cloud, Skype for Business et CRM mobile).
Pour conserver vos archives numériques, le coffre-fort électronique est une solution idéale et fiable. Il s'agit là de conserver vos documents numérisés d'entreprise importants de façon sécurisée. C'est un excellent moyen pour se protéger contre le piratage de données, le vol, l'usurpation et même les virus.
Ana : La numérisation couvre de nombreux aspects, mais son objectif principal est d'offrir une meilleure façon de communiquer à la fois avec les clients et à l'interne dans l'ensemble du cycle économique quotidien.
Son inventeur est l'Américain James T. Russell.
Numériser une image c'est lui donner une représentation électronique à partir de l'objet réel qui lui sert de support (papier, film, diapo, négatif, mais aussi objet 3D). Cette représentation sera la plupart du temps matricielle, c'est-à-dire une matrice (un tableau) ou chaque point sera représenté par une couleur.
Le scanner permet de numériser n'importe quel document papier : photo, texte. Attention une fois du texte numérisé, il faut utiliser un logiciel de reconnaissance d'écriture pour pouvoir le sélectionner ou le modifier.
La numérisation vous permettra de vous assurer que vos documents commerciaux sont mis à jour et qu'ils contiennent les dernières informations concernant l'entreprise. Cela contribuera au bon fonctionnement de votre entreprise.
Appareils photo. Un appareil photo numérique est un dispositif qui capture une image sur un film en utilisant la lumière réfléchie par l'objet. Un scanner capture les images sur un ordinateur, il n'est donc pas nécessaire d'avoir un appareil photo numérique pour utiliser le scanner.
Plusieurs options s'offrent à vous pour numériser votre activité, on peut citer par exemple le recours à un logiciel de comptabilité, l'envoi de factures numériques, la promotion de votre entreprise ou encore le recours aux services bancaires en ligne.