Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
Quels sont les objectifs d'un plan de classement ?
En résumé, un plan de classement sert d'une part à structurer de manière logique un ensemble de documents afin de mieux le gérer ; d'autre part, à naviguer pour rechercher plus rapidement une information dans un fonds ou une collection.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Le classement est un ensemble d'éléments qui sont positionnés les uns par rapport aux autres, constituant une liste qui suit un ordre. L'ordre est établi selon un critère (ou un ensemble d'entre eux) d'évaluation.
Pourquoi mettre en place un plan de classement ? Afin de retrouver les documents plus facilement et ainsi uniformiser le rangement des documents dans les services. Cela permet de réduire le temps d'accès aux informations stockées dans les bureaux ou dans vos serveurs.
Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Le classement thématique vous sert à classer les articles par thèmes, seul les liens pertinents seront proposés et ils peuvent différer des liens de la page. Le classement alphabétique est le classement des caractères dune écriture dans un ordre défini par un alphabet (le plus souvent), pour une langue donnée.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…