Interrogée par: Lucy Perez | Dernière mise à
jour: 12. Oktober 2022 Notation: 4.5 sur 5
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La secrétaire se doit donc d'avoir une très bonne capacité d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer l'agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers.
Les secrétaires sont les agents de liaison par excellence de l'entreprise. Elles reçoivent les appels des clients et des collaborateurs et répondent à leurs différentes préoccupations. De plus, elles effectuent et transfèrent les appels pour communiquer des informations ou pour fixer des rendez-vous.
Cours SECRETARIAT # Comment devenir Secrétaire # 1- Le métier de secrétaire
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Pourquoi vous avez choisi ce métier ?
Exemples de réponses possibles
Pour montrer que vous connaissez l'entreprise et le poste, vous pouvez par exemple parler du dernier produit commercialisé, ou des changements récents que l'entreprise a subis, ou encore dire qu'en tant que client vous appréciez cette entreprise.
connaître et appliquer les attitudes efficaces pour bien communiquer. vous affirmer positivement afin de prendre les initiatives et les décisions qui relèvent de votre champs de compétences. gérer et organiser votre poste de travail. gérer dossier ou un projet de façon autonome et efficace.
On parle distinctement, lentement et on répète au besoin. « Non, non, non, monsieur le directeur ne peut pas vous recevoir » est une phrase qui doit vous prendre au moins 15 secondes. Si au bout de 30, votre interlocuteur insiste encore, mettez-lui un coup de talon aiguille.
Pourquoi Dit-on que la secrétaire est la vitrine d'une entreprise ?
La communication
La secrétaire est la vitrine de l'entreprise et c'est elle que les clients voient en premier. Il est donc important qu'elle sache ce qu'il faut dire au bon moment et à la bonne personne ainsi que ce qu'il ne faut pas dire.
Pour plus d'efficacité, effectuez certaines de vos tâches systématiquement les mêmes jours. À ce titre, une certaine routine est importante dans le travail d'une secrétaire de direction. Nettoyez votre bureau le vendredi, archivez vos documents le mercredi, etc.
Votre objectif professionnel, c'est votre objectif de carrière : le ou les poste(s) visé(s), mais aussi les projets que vous envisagez à court ou moyen terme. En somme, il reflète vos ambitions de carrière. Sur un CV, mentionner un objectif professionnel bien rédigé peut avoir des avantages non-négligeables.
Pour réussir à définir son propre objectif de travail, vous pouvez vous poser plusieurs questions, réparties en deux catégories. ... L'objectif professionnel au regard de l'entreprise
Pourquoi l'entreprise recrute-t-elle ? ...
Que recherche-t-elle ? ...
Quels sont ses besoins immédiats et ses besoins à moyen et long terme ?
Le métier d'une secrétaire bureautique consiste aussi à accueillir les visiteurs et à les renseigner. Il s'occupe des mails (triage, transmission, etc.). Il tient aussi l'agenda de son supérieur hiérarchique, planifie ses rendez-vous organise ses réunions et les lui rappelle. Il traite, range et classe les documents.