1 – Identification et authentification des archives.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
La classification des documents consiste en l'ajout d'attributs ou métadonnées à un document en fonction de son contenu, son contexte, son utilité. etc. Les documents et informations d'une entreprise ainsi que leur gestion sont essentiels pour assurer son bon fonctionnement.
Choisissez un ordre de tri : vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos pièces comptables et fiscales) ou alphabétique (utile pour retrouver les papiers concernant un client ou un fournisseur).
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
Le classement chronologique est un classement numérique par date. Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.
Une bonne gestion des documents regroupés à un endroit amène plusieurs avantages : Moins de perte de temps à chercher un fichier. Plus de professionnalisme et de précision : un client vous téléphone ? En quelques clics, vous avez sous les yeux le document dont il vous parle.
Le classement est un ensemble d'éléments qui sont positionnés les uns par rapport aux autres, constituant une liste qui suit un ordre. L'ordre est établi selon un critère (ou un ensemble d'entre eux) d'évaluation.
Une fois que le courrier est ouvert et avant de le transmettre à la personne concernée, il est recommandé de faire une photocopie de chaque courrier. Cela vous permettra notamment de pouvoir classer vos courriers. Pour le classement, nous vous recommandons notamment d'opter pour un classeur à levier.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
3 – Conservation et consultation des archives
Outre la qualité des locaux évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d'être certain de n'égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Le Cycle de Vie d'un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation/ diffusion qui lui donne son plein effet engageant et la date de fin de conservation règlementaire qui est déduite d'une durée de conservation et d'un événement déclencheur ...