Tous les types de support per- mettent l'écriture : l'argile, le bois, la poterie, la pierre, le marbre, le tissu, le papyrus… Les musées et centres d'archives offrent des témoignages de ces pratiques anciennes, aujourd'hui bien connues.
- l'élagage, la destruction et le versement aux archives ; - la préservation et la conservation ; - la diffusion et la référence.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Qu'est-ce qu'une archive papier ? Toute structure (entreprise, organisme public etc.) est à l'origine de nombreux documents au format papier. On désigne une archive papier comme l'un de ces documents physiques produit dans l'exercice des activités de la structure.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
L'identification de ces différentes divisions se fait grâce à un système de codification alphanumérique, qui permet de caractériser chaque document, en lui attribuant une cote (référence) unique. Ce cadre de classement constitue le premier niveau d'accès à l'information.
Les instruments de recherche sont divisés en: fondamental: inventaire provisoire, inventaire partiel, inventaire, inventaire collectif et associé, catalogue. spéciaux: inventaire-index, catalogue thématique, liste des documents, inventaire-index par sujets (thématique)
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Selon l'article L 211-1 du code du patrimoine, les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Les archives sont gérées et organisées par des archivistes. L'archivistique est la science qui régit les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives. C'est une des disciplines participant aux sciences de l'information.