L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les archives sont créées à des fins de mémoire, pour « garder une trace » immédiate (vérification de faits), cumulative (transfert d'expertise) ou à long terme (informations authentiques). D'où l'intérêt d'offrir aux documents un traitement efficace. Les archives concernent tout d'abord les personnes physiques.
L'archiviste, gardien de la mémoire
respecter « l'ordre originel », c'est-à-dire la manière dont les documents ont été organisés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les documents et de la façon dont le producteur menait ses activités.
juridique: la loi française contraint les entreprises à conserver certains documents pendant plusieurs années. sécurité: cela permet de protéger les documents au maximum. financier : l'archivage permet un gain de temps non négligeable et une meilleure productivité des collaborateurs.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création.
La conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l'existence d'un droit ou le respect d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature du document.
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
La valeur patrimoniale des archives est exprimée par leur sort final, c'est-à-dire qu'à la fin de leur durée de conservation, les archives sont soit détruites soit versées dans un service d'archives publiques pour être conservées au titre des archives historiques.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
Collecter, étudier, classer, restaurer ou transmettre sur demande tout type de documents (du manuscrit du Moyen Âge, à l'enregistrement vidéo en passant par l'acte notarié), tel est le rôle de l'archiviste.
Le documentaliste a un sérieux rival qu'on appelle « moteur de recherche ». L'archiviste se demande ce qu'il peut et ce qu'il doit archiver.
- Met en œuvre la politique de conseil, de contrôle et de collecte des fonds d'archives auprès de tous les producteurs relevant de son domaine de compétence ; assure la préservation des archives privées. - Veille à la bonne conservation et à l'intégrité des collections ; tient à jour le récolement permanent.
Le documentaliste connaît les supports informatiques et multimédias (cédérom, Internet, etc.) et travaille en réseau. Les rapports avec les utilisateurs et les partenaires représentent une large part de l'activité. Le documentaliste travaille dans une bibliothèque, un centre d'information dans une entreprise.
Le traitement des archives papier
Pour les archives papier, il est d'abord conseillé d'établir un inventaire des documents suivant le plan de classement. Ensuite, si les archives s'y prêtent, réalisez une analyse historique ou analytique du fonds.
Quel est le salaire moyen du métier Archiviste ? Le salaire moyen de Archiviste est de 27700 €.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité sur le long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
1. Recueillir et classer dans des archives un document, un ouvrage. 2. Enregistrer quelque chose, un événement dans un document d'archives.
Selon l'article L 211-1 du code du patrimoine, les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.