En terme de présence, les participants à une réunion ne sont pas invités ni réunis au hasard dans une salle, ils ont un rôle à jouer, une légitimité qui justifie leur présence ainsi qu'un pouvoir de décision et d'influence dont l'importance diffère selon chacun.
Les 3 principaux rôles lors d'une réunion sont le facilitateur, le maître des décisions et le gardien du temps.
Un participant à une réunion est une personne choisie pour participer à tout ou partie d'une réunion. Les participants aux réunions doivent être ceux qui peuvent apporter une valeur ajoutée à la discussion dans son ensemble ou à un point spécifique de l'ordre du jour.
Les réunions sont des lieux privilégiés pour communiquer, explorer et réfléchir aux expériences passées. Lorsqu'elles sont bien organisées, elles sont un lieu stratégique qui permet d'«apprendre à apprendre».
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.
Les cinq fonctions:
Participer à l'accueil, la communication et le développement des relations entre les différents acteur ; Encadrer et animer la vie quotidienne et les activités ; Accompagner les mineurs dans la réalisation de leurs projets.
2. Le responsable de réunion. Dans le contexte de notre métaphore cinématographique, le responsable de la réunion (également appelé animateur de la réunion) est le réalisateur. Sa responsabilité consiste à permettre à tous les participants de contribuer pleinement à la réunion afin d'atteindre les résultats souhaités.
Le rôle de l'animateur consiste à établir les trois bases essentielles de toute réunion fructueuse : l'objectif, le but recherché et la marche à suivre. Autrement dit, il doit expliquer pourquoi les personnes sont réunies, les résultats attendus et la façon d'y arriver.
De la préparation bâclée au manque de ponctualité en passant par une assignation des responsabilités et des tâches mal pensée, les raisons des échecs de vos réunions sont nombreuses. Pas de panique, il est encore possible de changer la donne.
L'animateur doit savoir écouter les participants. Il doit recueillir les paroles de tous, sans négliger personne. Il veillera donc à ce que tout le monde puisse s'exprimer sans que personne ne monopolise la parole. Ce rôle, moins prégnant dans la transmission d'informations, est celui du régulateur.
Le métier d'animateur consiste à concevoir, développer, organiser et conduire des projets d'animation visant à l'épanouissement, la socialisation et l'autonomie des personnes en prenant en compte leur environnement.
Il lui faut aussi être pédagogue et savoir être à l'écoute de chacun. Des qualités d'inventivité et de créativité sont également nécessaires afin que les animations soient attrayantes et bien adaptées à chaque public. Il doit posséder d'excellentes capacités de communication et savoir engager un dialogue constructif.
—> Les principales attitudes à adopter sont celles d'être à l'écoute, attentif, ouvert, démocrate et humble.
organiser des activités ludiques et initier des découvertes tout en privilégiant le jeu, impulser et accompagner des projets qui émanent des enfants et des adolescents eux-mêmes, accompagner les enfants et les adolescents dans la découverte des ressources de leur territoire et aiguiser leur curiosité.
Une bonne réunion doit être une ré-union dans laquelle tous les participants doivent pouvoir s'exprimer. La réunion doit ainsi être perçue comme un moyen de se ré-unir pour avancer ensemble.
Bonzour ! : bonjour !