Dans une entreprise où un nombre important de documents circulent, une bonne gestion des documents est indispensable. Le classement des documents contribue à rendre l'organisation en interne plus sereine. Il facilite également l'archivage des documents et permet avec plus de facilité de les retrouver.
Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d'une entreprise. En effet, classer des documents permettra aux directeurs et chefs d'entreprises de profiter d'un gain de temps et d'argent et de limiter les risques de perte de documents.
Le plan de classement est un système de classification visant à organiser, structurer et classer les documents d'archives afin de mieux les connaitre et mieux les gérer. Pour les archives courantes et intermédiaires, le plan de classement permet de les classer de manière à les retrouver facilement.
Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Le but de toute classification étant de pouvoir retrouver à tout moment n'importe quel document archivé. Classer, conserver et sécuriser les documents d'archives sont les maîtres-mots pour garder efficacement et durablement une gestion des archives.
Pourquoi classer ? Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Ranger, classer, archiver…
Une bonne gestion des documents regroupés à un endroit amène plusieurs avantages : Moins de perte de temps à chercher un fichier. Plus de professionnalisme et de précision : un client vous téléphone ? En quelques clics, vous avez sous les yeux le document dont il vous parle.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal. Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement. Un tableau regroupe les régions dans l'ordre alphabétique.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.