dossiers d'octroi de subventions ; état des litiges importants en cours ; état des cautions et engagements hors bilan (donnés ou reçus par la société) ; liste du personnel de la société absorbée arrêtée à une date récente.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
1 – Identification et authentification des archives.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Tenir une check-list pour chaque dossier vous aidera à ne rien oublier. Dans l'idéal, cette liste doit inclure toutes les étapes à suivre et servir à suivre l'avancement du dossier. Ainsi, vous savez où vous en êtes et ce qu'il vous reste à faire.
Collecter, étudier, classer, restaurer ou transmettre sur demande tout type de documents (du manuscrit du Moyen Âge, à l'enregistrement vidéo en passant par l'acte notarié), tel est le rôle de l'archiviste.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Qu'est-ce qu'un “bon classement” ? Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
Dans chaque thème, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Il faut réduire le nombre de gestes nécessaires pour ranger. Idéalement il ne faudrait pas avoir plus de 3 gestes à faire.
On distingue 3 types de classement administratif : classement alphabétique, classement numérique et classement thématique.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Théoriquement, tous les documents peuvent être archivés : factures, bulletins de paie, prêts, états comptables, documents contractuels, notes de frais… L'arrêté du 17 mars 2017 autorise également les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents lorsqu'il en existe une version dématérialisée.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.