Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'entreprise doit archiver tous les documents qu'elle produit dès que leur fonction a été remplie. Le document est donc identifié afin de déterminer l'authenticité et les conditions liées à sa conservation.
Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60 %.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
– Opter pour un classement alphabétique, numérique, ou thématique, en fonction des besoins de l'entreprise. – Éviter les classements trop complexes pour faciliter l'accès. – Mettre en place une structure de classement logique et cohérente. – Utiliser des supports de stockage adaptés aux types de documents.
Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
L'administration fiscale indique que les documents pouvant faire l'objet de contrôle par ses services doivent être conservés pendant six ans.
Quels sont les délais de conservation des bulletins de paie ? Selon le Service Public, les bulletins de paie sont à conserver jusqu'à la liquidation de la retraite.
En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être conservés deux ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
L'archivage papier ou numérique : la ténacité du papier !
Pour cause, le papier est synonyme de sécurité et de tradition. L'archivage physique présente tout de même des avantages. En tête de liste, apparaît la pérennité, puisque les documents physiques peuvent être conservés sans limitation de durée.
– Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents. – Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires. – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques. – Limiter l'accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
La gestion de l'archivage des documents se fait en 4 étapes : l'identification et l'authentification de chacun des documents ; le stockage ; la conservation et la consultation des archives ; la destruction ou le classement final des documents archivés.
Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l'ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ?
Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
Certains papiers comme le livret de famille, l'acte de décès, la pièce d'identité ou encore les titres de propriété du défunt seront à conserver toute votre vie.
sont à garder pendant 5 ans à compter du remboursement intégral du prêt, de la résiliation du contrat ou de la clôture du compte ; Les documents liés à une succession (acte de décès, certificat de propriété ou encore acte de notoriété) sont à détenir pendant 5 ans à compter du paiement de tous les héritiers.
Tous les documents relatifs à ce sinistre (factures, rapport d'expert d'assurance) doivent être conservés pendant deux ans.
Combien de temps conserver ses talons de chèque ? La durée de conservation des talons de chèque est de 5 ans. Le délai de garde des relevés de compte est d'ailleurs le même. Pour ces 2 documents bancaires, si vous le pouvez, gardez-les pendant 10 ans.