Une technique de plus en plus utilisée. De plus en plus de services d'archives ont recours à la numérisation. La raison est simple : numériser les documents d'archives permet de faciliter leur accessibilité, tout en évitant la détérioration, la dégradation ou la perte accidentelle des originaux.
Facilitez l'exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d'un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR…
La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques. Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l'espace et d'éviter l'encombrement créé par les documents en papier.
Valeur juridique
La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des usagers, des citoyens).
Le principe est simple. La numérisation des archives consiste à conserver ses documents papiers en version numérique afin qu'ils soient accessibles à chaque instant depuis un simple poste de travail. Une fois numérisés, ces documents à forte valeur juridique peuvent être retrouvés très facilement et en quelques clics.
Numérisation des documents originaux
Il existe deux techniques principales d'acquisition de l'image, qui se déclinent sur des matériels prenant en compte les contraintes du document : numérisation par prise de vue photographique et numérisation par balayage.
La digitalisation utilise quant à elle des informations numérisées pour améliorer les processus. Taper un essai dans un document numérique est la numérisation. Rendre ce document disponible pour une utilisation via un cloud, c'est la digitalisation.
L'objectif le plus courant de l'archive est de retrouver des données anciennes. Par exemple, un fichier unique contenant une donnée très importante, comme un contrat signé par un client il y a plusieurs années, ou un groupe de données connexes, comme tous les dessins de structure d'un bâtiment qui vient de s'effondrer.
La conservation des documents personnels a pour objectif de prouver l'existence d'un droit ou le respect d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature du document.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Nous identifions donc trois risques majeurs attachés aux ressources humaines : le manque d'adhésion ou le rejet par les employés de la politique de numérisation de l'entreprise, les risques sociaux et enfin la sclérose des compétences.
La numérisation est faites à l'aide d'un convertisseur analogique-numérique (CAN). Remarque : La numérisation est d'autant meilleure que le signal numérique se rapproche du signal analogique initial. On appelle BIT (BInary digiT, C. Shannon 1938) le plus petit élément d'information stockable par un ordinateur.
Son inventeur est l'Américain James T. Russell.
Le scanner permet de numériser n'importe quel document papier : photo, texte. Attention une fois du texte numérisé, il faut utiliser un logiciel de reconnaissance d'écriture pour pouvoir le sélectionner ou le modifier.
la réduction des coût liés à l'usage du papier : comme le fait d'imprimer ou d'envoyer des factures, contrats et justificatifs. il limite les risques de destruction d'information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux. il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations.
Les problèmes engendrés sont les suivants : Lenteur et dégradation du temps de réponse des solutions logicielles. Complexité pour l'utilisateur qui doit manipuler / trier ses informations au quotidien parmi un volume très important de données. Complexité et durée des maintenances logicielles.
Contrairement à la sauvegarde qui possède qu'un seul but (restaurer des données endommagées), l'archive en possède plusieurs. Le plus commun est de pouvoir conserver, récupérer et prendre connaissance de données désuètes dans le futur : contrats, commandes, devis, mails avec informations importantes…
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers. D Une archive permet de regrouper un ensemble de fichiers en un seul.
Digitaliser son entreprise permet également un gain de temps grâce à l'automatisation d'actions et de processus ; La digitalisation permet de gagner de la place et d'améliorer la gestion des données : mieux organiser pour repartir sur de bonnes bases et ainsi gagner en intelligence organisationnelle, entre autres.
Pour que votre entreprise ne tombe pas dans l'obsolescence, la digitalisation de vos services est source de gain de productivité et d'efficacité. Cela vous permet de rester compétitif et d'avoir une bonne image en interne qu'en externe.
Cette dernière est que le numérique représente l'ensemble des éléments ayant un rapport avec la cybernétique ou à l'informatique. En revanche, l'informatique est un secteur qui regroupe tous les concepts et les diverses techniques que l'on emploie pour effectuer le traitement des données de façon automatique.