Elles constituent un poste du bilan comptable (un passif), situé en dessous des capitaux propres. Les provisions sont recensées, évaluées et comptabilisées au moment de l'établissement du bilan comptable, à l'occasion de la révision des comptes, et sont consignées dans un dossier de travail annuel.
Les provisions pour charges apparaissent au passif du bilan comptable de l'entreprise. Les provisions pour charges sont comptabilisées en crédit dans les comptes de la classe 15 du Plan Comptable Général (PCG) et en débit dans les comptes de la classe 68.
D'après le Plan Comptable Général (321-15), « une provision est un passif dont l'échéance ou le montant n'est pas fixé de façon précise ». La provision est donc la traduction comptable d'un risque qui est à la fois mesurable, probable et pourtant incertain.
Toutes les provisions réglementées sont regroupées dans les capitaux propres au passif du bilan comptable. Elles sont assimilées à des réserves non libérées d'impôt générant une fiscalité différée qui n'est pas comptabilisée.
Une provision est constituée en prévision d'une perte ou d'une charge qui n'est pas encore effective à la clôture de l'exercice, mais que des événements en cours rendent probable. Afin que les comptes annuels donnent une image fidèle de la situation de l'entreprise, la constatation des provisions est obligatoire.
Ces provisions ont des incidences sur le bilan puisqu'elles augmentent le passif. Elles en ont également sur le compte de résultat, parce qu'elles affectent directement ledit résultat de l'entreprise.
Les provisions sur charges, qui viennent en complément du loyer, sont constituées des charges locatives ou charges récupérables. Ces provisions concernent les charges de la copropriété comme l'ascenseur, le gardien (voir ci-dessus)… , mais aussi la taxe d'ordures Ménagères (TOM).
Les provisions réglementées figurent au passif du bilan dans la rubrique des capitaux propres. Elles sont considérées comme des réserves non libérées de l'impôt. Cela signifie que lorsque la société fera une reprise de provisions, cela viendra accroître son bénéfice d'un certain montant, qui sera alors imposable.
Il s'agit de tous les éléments du patrimoine de l'entreprise sur le long terme : immeuble, terrain, bâtiment, brevet, fonds de commerce, etc. (fonds de commerce, matériel notamment) et l'actif circulant. Il s'agit des stocks, des créances, du solde du compte bancaire.
La reconstitution des capitaux propres peut s'effectuer de différentes manières : soit par augmentation de capital social, soit par réduction de capital social, soit par réévaluation libre du bilan.
Les comptes de provision
Le PCG prévoit des subdivisions des comptes 15 où sont comptabilisées les provisions : pour risques, pour restructuration, pour impôt, pour renouvellement des immobilisations, etc. D'autres comptes existent également pour la comptabilisation des dépréciations dans le plan comptable : 291.
Les charges figurent dans le compte de résultat et se regroupent dans 3 catégories : les charges d'exploitation, les charges financières et les charges exceptionnelles.
Pourquoi le passif est égal à l'actif ? L'actif et le passif du bilan doivent être égaux et en cas de bénéfices ceux-ci sont compris dans l'actif. Toutefois si votre passif est supérieur à l'actif ça veut dire que votre société est en cessation de paiement.
Les provisions pour charges payées l'année N-1 au titre de la copropriété (ligne 230) Ces montants figurent sur les documents nommés « appels de fonds » de l'année N-1.
La loi prévoit la déductibilité de ces provisions sous certaines conditions. Il s'agit par exemple ,des provisions pour risques et charges et les dépréciations d'actifs. D'autre part, certains types de provisions sont régies par des textes de loi spécifiques, on parle alors de provisions réglementées.
Le résultat net
Par ailleurs, nous pouvons également souligner que peu importe qu'il s'agisse d'un bénéfice ou d'une perte, le résultat s'inscrit toujours au passif du bilan comptable. Cela s'explique par le fait que le résultat est une dette de l'entreprise envers ses associés.
Une créance, dans le bilan comptable, apparaît au rang des actifs, à l'inverse des dettes, qui sont au rang des passifs. Cette créance doit être inscrite dans la partie “Immobilisations financières”, dans le compte 27 “Autres immobilisations financières”.
La règle de base est donc : ce que votre entreprise doit à un tiers est au crédit des écritures comptables. Et à l'inverse, ce qui est dû (par un tiers) à votre entreprise est au débit des écritures comptables.
L'équilibre du bilan repose sur le principe de l'équilibre financier, où chaque élément du passif correspond à un élément de l'actif. Il permet de connaître le résultat financier de l'entreprise. Pour obtenir le résultat, il faut soustraire le passif de l'actif (actif - passif = résultat).
Le bénéfice comptable d'une société se retrouve en bas de tableau dans le compte de résultat, qui détermine justement ce bénéfice. On retrouve également le bénéfice au niveau des capitaux propres, au Passif du bilan.
Les capitaux propres figurent au passif : Dettes (déduites des ressources de l'entreprise) ou ressources financières immobilisées (capitaux) du bilan comptable (colonne de droite) parce qu'ils constituent une dette envers les associés ou actionnaires de la société.
Pour faire le calcul, l'une des formules de calcul possible est la suivante : capitaux propres = patrimoine de l'entreprise – dettes.
La régularisation annuelle des provisions pour charge désigne l'une des deux solutions mises à la disposition du propriétaire pour récupérer les dépenses locatives dues par le locataire. Concrètement, le locataire s'acquitte, tous les mois, d'un montant fixe au titre de provisions pour charges.
Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Selon qu'il s'agit d'un bail d'habitation (vide ou meublé) ou d'un bail mobilité, le paiement de ces charges par le locataire se fait soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit par forfait.
La régularisation suit la formule suivante : Régularisation année N-2 = ( "Provisions pour charges" versée en année N-2 ) - ( " Arrêté des comptes du syndic : Charges déductibles" pour l'année N-2).