Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.
Les mentions référence, notre référence et votre référence, et plus rarement nos références et vos références, sont employées dans la correspondance administrative. Dans une lettre, elles s'alignent sur la marge de gauche, quelques lignes sous la vedette et avant l'objet (ou l'appel s'il n'y a pas d'objet).
Une bonne lettre est structurée en trois parties: l'en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.
Le nom du ou de la signataire figure plus ou moins quatre interlignes sous la salutation, et la signature manuscrite est apposée dans cet espace, à l'encre noire ou bleue. Dans la lettre à un alignement, on place la signature contre la marge de gauche, toujours quatre interlignes sous la salutation.
En fonction des alignements gauche/droite, on distingue les dispositions: bloc à la marge et la disposition normalisée (alignement gauche), bloc à la date (alignement droit: date, suscription et souscription). La disposition normalisée est une disposition enrichie de la mention "Votre lettre du".
Il convient de mentionner toutes les annexes en indiquant leur nombre. La lettre et les annexes constituent l'inventaire complet du dossier envoyé. Ne jamais mettre de ponctuation en fin de texte.
Formule d'appel (à gauche) : civilité, titre/fonction du destinataire. Introduction : j'annonce pourquoi j'écris la lettre. Corps de la lettre : développement et conclusion. Signature (à droite) : le nom de la personne qui écrit la lettre (même nom que dans les coordonnées de l'expéditeur).
Pour ordre (ou par ordre), souvent abrégé avec le sigle « p.o. », parfois écrit « P/O » ou « po », est une indication apposée à côté de la signature d'un document.
"Je vous prie d'agréer mes meilleures salutations" "Veuillez recevoir mes salutations distinguées" "Cordialement" "Sincères salutations"
Comment faire une signature pour ordre ? Pour signer à la place d'une personne pour Ordre sur un document officiel, le signataire doit mettre la mention P.O. Ensuite, il appose sa signature. Pour authentifier la signature pour ordre, la personne désignée à signer doit mettre la mention P.O suivi de son nom et prénom.
Correspondance adressée à deux personnes
On écrit d'abord le nom de la personne détenant le plus haut niveau d'autorité. Si les deux destinataires ont le même niveau d'autorité, on écrit leurs noms en ordre alphabétique de noms de famille.
La formule de l'ampliation est simple. Celui qui authentifie la copie non signée, appose ses prénom et nom, fonction et titre, ainsi que sa signature précédée de la mention « pour ampliation ». Il n'est pas besoin d'ajouter « certifiée conforme à l'original », puisque que l'ampliation authentifie déjà l'acte.
«Salutations».
C'est plus formel que «cordialement». On évitera à mon sens, pour éviter d'être obséquieux, le «je vous prie d'agréer madame, monsieur» dans un mail.
Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations. Veuillez croire en mes respectueux sentiments. Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux. Veuillez recevoir l'assurance de ma considération distinguée.
La signature
Elle se situe en bas à droite de votre feuille, en dessous de la formule de politesse. Vous devez l'apposer pour certifier que vous êtes bien l'émetteur de la lettre et que vous approuvez ce que vous avez écrit.
La personne qui signe pour le compte d'une autre personne, doit, à l'endroit réservé à la signature où le nom de cette dite personne apparaît, écrire la mention P.O. (pour ordre) ou P/O ou PO, puis écrire son nom et apposer sa propre signature. La mention PO indique que la signature est faite pour une autre personne.
Elle est signifiée par la mention « P.O » apposée avant la signature. Exemple : un secrétaire peut signer des documents sur ordre, à la place du chef d'entreprise. Cette mention peut être remplacée par la mention « P.P », qui signifie « par procuration » ou « per procurationem » en latin.
LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
citer une annexe dans le corps du texte, vous devez employer entre parenthèses l'expression « voir annexe A page…». Exemple : Annexe A : Tableau récapitulatif des différences entre les normes bibliographiques APA anglaises et françaises (Qc). et al.