Pensez à ranger vos dossiers dans un endroit sécurisé, à l'abri des jeunes enfants par exemple. Si vous avez l'espace adapté, vous pouvez même ranger certains papiers dans un coffre fort ou un meuble à serrure.
Dans la plupart des cas, il vaut mieux le laisser dans le coffre de sûreté de l'hôtel, mais certains pays exigent qu'on l'ait avec soi. À ce moment, conservez-le dans une ceinture porte-billets ou une poche intérieure avec fermeture à glissière.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Protection RFID
Si tu n'es pas convaincu de la banane sécurisée, je te conseille vivement de prendre un portefeuille ou porte carte RFID. Peu importe le pays où tu voyages, tu n'es pas à l'abri d'une personne mal honnête. C'est d'ailleurs aussi valable dans ton pays de résidence.
Une fois descendu de l'avion, veillez à mettre tous vos documents importants en lieu sûr. Si possible entreposez-les dans un coffre fort directement dans votre chambre d'hôtel ou à la réception.
La ceinture de voyage: un cache-billet classique mais efficace. Pour protéger vos billets du vol en voyage, un des accessoires les plus efficaces reste la ceinture cache-billet. Cette ceinture, qui possède une fermeture éclair, permet de ranger vos billets à l'intérieur.
Dans chaque thème, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Il faut réduire le nombre de gestes nécessaires pour ranger. Idéalement il ne faudrait pas avoir plus de 3 gestes à faire.
Bien organiser son rangement
L'organisation est la clé pour un rangement des papiers administratifs efficace. Vous avez plusieurs solutions : Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année. Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents.
Utiliser un coffre-fort numérique. Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple : tous les documents (factures, fiches de paie, etc.) que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort.
À partir de 10 000 € d'argent transporté physiquement, vous devez faire une déclaration à la douane, que vous soyez on non le propriétaire de l'argent. Cette déclaration se fait principalement en ligne. Vous pouvez être sanctionné si vous ne faites pas la déclaration ou si elle est fausse.
Dans un pot de fleurs ou sous une plante de décoration
Placez les billets de banque dans un sac étanche ( pas de contact avec l'eau ) dans un pot, de sorte qu'il ne soit pas visible. Vous pouvez également conserver une enveloppe dans le bocal de rangements des spaghettis ou de riz !
Vous devez faire une déclaration à la douane si vous transportez de l'argent liquide d'un montant égal ou supérieur à 10 000 €. Vous êtes concerné si vous transportez physiquement cet argent lors d'un voyage. Cette obligation vous concerne quelle que soit votre nationalité ou votre résidence (en France ou non).
En revanche, ce qu'on a beaucoup utilisé c'est la pochette secrète, à la ceinture. Pour les billets de banque, le passeport, etc. Ça existe aussi en version soutien-gorge avec poche secrète.
L'employeur qui emploie un salarié en situation irrégulière risque – en tant que personne physique – jusqu'à 15 000 euros d'amende et 5 ans de prison, sachant que l'amende est appliquée autant de fois qu'il y a d'étrangers en situation irrégulière.
Lorsqu'un paiement est effectué par chèque (à condition d'avoir pris la précaution de noter toutes les informations requises), les talons de chèques renseignent, des années après, sur la nature du paiement ou l'identité du bénéficiaire. Mieux vaut donc les conserver pendant 5 ans au minimum, voire davantage.