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Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
L'objectif le plus courant de l'archive est de retrouver des données anciennes. Par exemple, un fichier unique contenant une donnée très importante, comme un contrat signé par un client il y a plusieurs années, ou un groupe de données connexes, comme tous les dessins de structure d'un bâtiment qui vient de s'effondrer.
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers. D Une archive permet de regrouper un ensemble de fichiers en un seul.
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
Lors de la création d'une archive, il est possible (mais pas obligatoire) de garder l'arborescence des répertoires et des fichiers, c'est à dire l'ordre dans lesquels ils sont rangés.
Documents qui ont subi les tris et les éliminations (prévus par les règlements) et qui sont à conserver sans limitation de durée.
Valeur juridique
La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des usagers, des citoyens).
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé.
L'archivage est généralement utilisé pour : regrouper tous les fichiers d'une période ; envoyer plusieurs pièces jointes dans un seul fichier ; permettre le téléchargement de plusieurs fichiers d'un seul coup.
Compresser un fichier consiste à modifier son format pour qu'il prenne moins de place. Cela permet de stocker d'éviter l'achat d'espace de stockage supplémentaire. De plus les fichiers plus petits sont transférés plus rapidement sur les réseaux. Avant d'envoyer un fichier volumineux, il faut essayer de le compresser.
L'archivage sert principalement à documenter et à prévenir la perte de données. Ce faisant, les e-mails sont stockés de manière sécurisée et leur contenu reste inchangé. Ils peuvent être restaurés si nécessaire, afin de ne pas perdre des contenus importants.
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La section des conversations archivées s'affichent toujours en haut de l'onglet de discussions. Lorsque vous vous y rendrez, le nombre de messages non lus s'affiche pour chacune des discussions et vous pourrez reprendre là où vous vous êtes arrêté. Vous avez la possibilité de réactiver vos conversations à tout moment.
Les bibliothèques des musées. On l'oublie souvent mais les musées aussi conservent des archives dans leurs réserves, relatives aussi bien à leur fonctionnement qu'aux thématiques de leurs collections.
L'archivage est généralement utilisé pour : regrouper tous les fichiers d'une période ; envoyer plusieurs pièces jointes dans un seul fichier ; permettre le téléchargement de plusieurs fichiers d'un seul coup.
Un dossier est totalement différent d'un fichier. Un dossier ne peut pas être lu et ne possède pas d'extension. Un dossier est utilisé pour ranger/classer les fichiers afin de les retrouver plus facilement. Il peut aussi contenir des sous-dossiers qui contiendraient des fichiers.
Les fichiers peuvent être regroupés dans des dossiers. Un dossier est une sorte de boite qui contient des fichiers ou d'autres dossiers. On appelle parfois les dossiers des répertoires.
Ce stockage de données à long terme permet de gagner de la place et de faire des économies en termes de frais de stockage. Archiver vos fichiers vous permet de garder certains documents qui n'ont qu'une courte durée de conservation légale, comme les bulletins de paie et les comptes annuels.
Contrairement à la sauvegarde qui possède qu'un seul but (restaurer des données endommagées), l'archive en possède plusieurs. Le plus commun est de pouvoir conserver, récupérer et prendre connaissance de données désuètes dans le futur : contrats, commandes, devis, mails avec informations importantes…