Interrogée par: Timothée Dijoux | Dernière mise à
jour: 27. August 2023 Notation: 5 sur 5
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Soyez attentive. Évitez de préparer votre réplique pendant que quelqu'un vous parle. Prenez soin de bien écouter et surtout restez concentrée sur ce qu'on vous dit. Errer dans vos pensées pendant qu'une collègue vous transmet des informations importantes peut rapidement vous faire perdre le fil de la conversation.
La secrétaire se doit donc d'avoir une très bonne capacité d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l'anticipation, sa faculté à gérer les relations et les situations de stress dans l'urgence feront de lui un collaborateur particulièrement recherché et apprécié.
Lorsqu'elle répond au téléphone, elle ne doit jamais dire « c'est si agréable de vous parler », sauf si elle le pense. Vous devez éviter les commentaires « gentils » lorsque vous répondez au téléphone, et éviter de lui dire que vous l'aimez ou qu'elle va vous manquer.
Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup. Habituellement, ils utilisent des ordinateurs avec un Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques (tels que Word et Excel) afin de répondre aux besoins d'assistance de gestion les plus simples.
Pour s'offrir un accès au poste de secrétaire administratif, un niveau bac suffit. Aucun diplôme de secrétaire administratif n'existe à ce jour. Le métier est focalisé sur des capacités rédactionnelles, de compréhension et de communication avec les clients.
Utilisez un message d'accueil standard, tel que "Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], c'est [votre nom]. Comment puis-je vous aider ?" ou "Bonjour, merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise], c'est [votre nom]". L'utilisation d'un message d'accueil standard permet d'assurer la cohérence de tous les appels.
Quels sont les trois mots qui caractérisent une excellente assistante de direction ?
Agilité, proactivité, hauteur de vue, autant de qualités nécessaires pour que l'Assistante de direction puisse valablement anticiper et ainsi gagner un temps précieux. Cette anticipation est d'autant plus aisée lorsque le binôme Assistante/Dirigeant fonctionne bien et se connait bien.
Une secrétaire gagne en moyenne 2 000 à 2 500 euros bruts par mois en France. Cela correspond à un salaire net compris entre 1 560 et 1 950 euros par mois.
Votre approche doit correspondre à la culture et aux valeurs de l'entreprise. Pour un nouveau manager dans une équipe, l'idéal est de se présenter en donnant un certain nombre d'informations sur son expérience et ses attentes. Exemple : « Bonjour à tous !
Comment se présenter de façon professionnelle exemple ?
Il faut parler de soi (état-civil, âge, formation, expérience), de ses qualités (ou de ce qu'on dit de vous), de vos goûts et centres d'intérêt et du pourquoi vous êtes ici en entretien. C'est un bon prétexte pour montrer sa motivation et son intérêt pour le poste et l'entreprise.
De même, l'on peut offrir un accueil chaleureux à un nouveau client en le saluant par la formule « Bonjour monsieur, soyez le bienvenu ! » ou « Bonjour madame, nous sommes ravis de vous recevoir ».
« Ce qui nous différencie de nos concurrents, c'est que nous nous sommes engagés dans une démarche qualité… » « Que diriez-vous de prendre un rendez-vous pour parler de votre entreprise, de votre organisation, de vos besoins ? Nous pourrons voir si nous avons un intérêt à collaborer. »
Quelles sont les qualités les plus importantes à avoir en tant que secrétaire de direction ?
La discrétion est une qualité essentielle pour exercer ce métier. Le ou la secrétaire de direction voit et entend tout ce qu'il se passe et a entre les mains des dossiers confidentiels. Son directeur doit pouvoir lui faire confiance que ce soit en CDD ou CDI, pour un emploi public ou un emploi dans le secteur privé.