Lors d'un grand déplacement en France, l'indemnité se base sur les frais réels ou au forfait. Pour un grand déplacement à l'étranger, l'allocation est forfaitaire et basée sur des montants minimums indexés sur la durée du déplacement.
Prenons un exemple: Un salarié utilise sa voiture personnelle (5CV) pour une distance de 10 000 km. Le calcul sera le suivant : (0,308 x 10 000) + 1200 = 4 280. Après établissement d'une note de frais kilométrique, le salarié pourra obtenir un remboursement d'un montant de 4 280 euros de la part de son employeur.
Déplacements en métropole
L'employeur peut donc opter pour le versement d'une indemnité forfaitaire au salarié, pour un remboursement au réel ou pour un remboursement sur la base du réel pour le logement/petit-déjeuner et sur la base du forfait pour les frais de repas, ou inversement.
Plafonds Urssaf : prime de déplacement en métropole
19,10 euros par jour pour les indemnités repas en métropole (pour chaque repas) ; 68,50 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner à Paris ; 50,80 euros par jour pour les indemnités logement + petit-déjeuner en province.
Principe : le temps de trajet n'est pas compté dans le temps de travail. Par principe, et conformément à l'article L. 3121-4 du code du travail, le temps de déplacement pour se rendre au travail n'est pas considéré comme du temps de travail effectif.
Par exemple, selon une étude menée par l'Automobile Club Association, un Français au volant d'une petite voiture essence roule en moyenne près de 8640 km par an. Avec un prix de revient au kilomètre d'environ 0,7€, on estime le coût annuel de cette voiture à plus de 6000 €.
Barème kilométrique applicable aux voitures
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, vous pouvez faire état d'un montant de frais réels égal à : (6 000 km x 0,339) + 1 320 = 3 354 €.
Où facturer les frais de déplacement au client ? Deux solutions s'offrent à vous : Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente finale que vous enverrez au client ; Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.
Pour connaître votre consommation de carburant pour 100 kilomètres, faites le calcul suivant : (nombre de litres de carburant X 100) / nombre de kilomètres parcourus.
Qui peut recevoir des remboursements kilométriques ? Peu importe le statut et l'ancienneté dans l'entreprise, il est toujours possible d'obtenir un remboursement des frais kilométriques par l'employeur. Ces indemnités peuvent être versées à toute personne travaillant dans l'entreprise, dirigeant.
Pour les auto-entrepreneurs, les frais de déplacement ne peuvent pas être déduis de la déclaration de revenus. Il faut donc les facturer au client en ajoutant une ligne dédiée dans la facture.
Les frais de carburant s'obtiennent en multipliant la distance parcourue par le prix du kilomètre au barème. Ainsi un scooter de 125 cm3 ayant parcouru 10000 Km à titre professionnel en 2019 dépense : 10000*0.065 = 650 euros.
Heureusement si vous utilisez votre véhicule personnel pour vous rendre à votre travail, vous avez droit à une indemnité de frais kilométriques déductible de vos impôts.
Jusqu'où peut-on aller avec 1 litre d'essence ? La formule réelle pour obtenir des km par litre est de 100 divisé par 8 = 12,5 (votre voiture vous donnera 12,5 km avec un litre).
Pour connaître votre cote de consommation, vous n'avez qu'à diviser la quantité d'essence (en litres) par la distance que vous avez parcourue (en km) et de multiplier ce nombre par 100 ; c'est tout ! Si l'on reprend notre exemple, voici le calcul : 49/540 = 0,0907x100 = 9,07 l/100 kilomètres.
En effet, comme le rapportent nos confrères, rouler avec un véhicule électrique coûterait en moyenne 2,90 €/ kilomètre, contre 6,30 € pour du gazole et 8,40 € pour de l'essence.
L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions.
Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, l'employeur doit justifier de l'utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l'ensemble des charges sociales.
L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
Aucune TVA n'est associée au remboursement des frais kilométriques. Le montant payé à l'employé ne comprend aucune taxe et il n'est donc pas possible pour l'entreprise de récupérer la TVA.
La TVA cadeau client est récupérable si vous ne dépassez pas la limite de 73 € toutes taxes comprises (TTC) par an et par bénéficiaire. Si vos collaborateurs ont effectué des déplacements professionnels à l'étranger, la récupération de la TVA étrangère ou intracommunautaire sur les frais engagés sur place est possible.