Pour solder un compte en comptabilité, on procède en trois temps : La saisie comptable en partie double des mouvements qui affectent le patrimoine financier de l'entreprise ; L'enregistrement des écritures de débits et de crédits dans les comptes de bilan ou de gestion ; Le calcul du solde.
La méthode préconisée est celle de l'extourne : on va saisir une écriture inverse, qu'on regroupera ensuite avec la dette/créance pour la solder.
Elles sont généralement calculées sur le montant hors taxes de la dépense, sur une durée de 360 jours et comptabilisées comme suit : On débite le compte 486 « Charges constatées d'avance », Et on crédite le compte de la classe 6 « Charges » concerné.
En comptabilité, une fois l'écriture enregistrée, il n'est plus possible de la supprimer. Le seul moyen d'effacer une opération comptable, c'est de l'extourner. C'est-à-dire de passer d'une écriture inverse à l'écriture initiale (on parle aussi de contre-passation).
Si l'exercice s'est soldé par un bénéfice, la comptabilisation de l'affectation du résultat est la suivante : On débite le compte 120 « Résultat de l'exercice (bénéfice) », Et on crédite le compte 101 « Capital individuel » en contrepartie.
Concrètement : Allez dans la saisie standard d'écritures. Ajouter une écriture au premier jour de l'exercice comptable ou mieux, à la date de l'assemblée générale. Donnez-lui comme libellé "Affectation du résultat de l'exercice antérieur".
Le travail préliminaire pour établir le bilan comptable
vérifier et justifier les soldes des comptes importants en comptabilité, lettrer tous les comptes de tiers lettrables (comptes clients, comptes fournisseurs), procéder à une révision en utilisant le grand-livre des comptes et corriger les erreurs.
Une extourne, ou contre-passation, est un procédé comptable qui vise à passer une écriture comptable pour l'inverse de l'écriture initiale. Le jargon commun utilise souvent les expressions "passer l'écriture à l'envers" ou "constater l'envers de l'opération".
Autrement dit, c'est l'opération par laquelle on annule une écriture portée en compte par une écriture en sens inverse. Par exemple, vous avez effectué un écriture mais vous voulez l'annuler. Les règles comptables vous interdise en théorie de la supprimer, il vous faut donc la contrepasser.
Les opérations diverses de paie, ou OD de paie, sont les opérations comptables qui ne concernent ni le journal des achats, ni le journal des ventes, ni les journaux de trésorerie. Les OD de paie, par définition, ne sont donc pas des achats, ni des ventes, ni des mouvements de trésorerie internes à l'entreprise.
Les écritures de régularisation sont des écritures nécessaires pour ajuster le solde de certains comptes du grand livre général en date de fin d'exercice. Ces écritures doivent absolument être enregistrées au journal général et par la suite reportées au grand livre général avant la préparation des états financiers.
Si la créance avait fait l'objet d'une dépréciation, il convient de la reprendre : on débite le compte 491 « Provisions pour dépréciation des comptes de clients » et on crédite le compte 78174 « Reprises sur provisions pour dépréciation des créances » (ou le compte 7876 « Reprise sur dépréciations exceptionnelles »)
Le compte 4191 enregistre les avances et acomptes reçus. Il est crédité par le débit du compte au Trésor (ou d'un compte de liaison s'il s'agit d'un budget annexe) du montant des avances et acomptes reçus.
Solde créditeur (d'un compte). Solde attestant que le montant porté au crédit est supérieur à celui qui est porté au débit.
Rectification des erreurs du journal. Sur un plan théorique, il existe quatre procédés de correction des erreurs comptables commises dans les écritures passées au journal : la contre-passation, le complément à zéro, la correction en négatif et le virement.
Pour éviter cela, il faut utiliser la sauvegarde avant clôture, lettrer ces écritures et recommencer le processus de clôture/réouverture de l'exercice suivant. Si ce n'est pas possible, il faut rendre le journal des a-nouveaux modifiable et supprimer ces lignes qui n'impactent pas le résultat de l'exercice.
En début d'exercice suivant (N+1), vous allez annuler (on dit, aussi, “extourner”) l'écriture de charges constatées d'avance passée en N. Vous utiliserez le même compte 486 et le même compte de charge que lors de la clôture de l'exercice N. Par contre, vous passerez l'écriture en sens inverse.
Comptabiliser la facture à établir dans un compte 418
Le compte à utiliser pour ces écritures comptables est une subdivision du compte client 41. On débite le compte 418. Il s'agit ensuite de créditer les comptes de ventes de marchandises et de taxe sur le chiffre d'affaires à régulariser.
Pour clôturer les comptes, vous devez terminer l'enregistrement de toutes les écritures comptables de l'entreprise pendant la période concernée. Il est également nécessaire de réunir toutes les pièces justificatives et les opérations qui permettent d'établir le bilan comptable.
Dans le vocabulaire de la comptabilité, la clôture correspond à l'achèvement des enregistrements comptable, le rassemblement des pièces justificatives ainsi que l'ensemble des opérations qui permettent d'éditer le bilan de la société.
La date du 31 décembre peut être retenue comme date de clôture de l'exercice comptable car elle coïncide avec la fin de l'année civile : Du 1er janvier au 31 décembre. Une date clôturant un trimestre civil (31 mars, 30 juin, 30 septembre) est également souvent choisie pour des raisons de simplicité.