Processus comprenant pour le prestataire, la prise en charge, l'identification, le classement, le tri, l'inventaire, la conservation et la communication des documents produits ou reçus par le donneur d'ordre.
Il effectue des travaux de classement et de conditionnement des documents, participe à leur préservation. Il accueille et informe le public, assure la délivrance des documents et la surveillance des espaces et des procédures de consultation.
Dans un dossier d'archives, on retrouve une multitude de documents qui ne sont pas isolés les uns des autres. On distingue notamment les documents administratifs, les documents techniques, les documents judiciaires, les documents biographiques et les documents figurés.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.
Le service interministériel des Archives de France (SIAF)
Il conçoit, pilote et contrôle l'action de l'État en matière d'archives à des fins administratives, civiques, historiques et culturelles.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
L'archiviste doit être sélectif et avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit aussi d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui sont la plupart du temps très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Pour un archivage efficace des données au sein de votre entreprise, il vous faut avoir un logiciel performant. Le logiciel Doxis4 apparaît comme la solution idéale pour répondre à vos besoins. En effet, grâce à ce logiciel, vos documents numérisés sont accessibles de n'importe quel endroit 24h/24 par tous vos salariés.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
– Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.) – Replacer les activités de l'organisme dans un contexte plus large pour comprendre les règles de répartition des archives.
Effectuer un classement par ordre numérique
Une autre bonne idée est d'effectuer le classement de vos documents administratifs par ordre numérique. Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant.