Interrogée par: Véronique-Audrey Perrier | Dernière mise à
jour: 6. Oktober 2022 Notation: 4.4 sur 5
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Vous pouvez dire : « bonjour, qui est à l'appareil ? » Puisque les appels au téléphone ont tendance à être moins formels que les appels au travail ou sur le téléphone fixe, vous n'êtes pas obligé d'annoncer votre nom lorsque vous décrochez.
Le téléconseiller doit commencer par se présenter, en donnant le nom de l'entreprise, puis son prénom (ou son nom et prénom en fonction des consignes). Il doit ensuite dire “Bonjour”, puis ouvrir la discussion par une question ouverte et rassurante, comme “comment puis-je vous aider ?”.
Vous pouvez utiliser une formule du genre : « Bonjour (nom de l'appelant). Je m'appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ». Utiliser le nom de la personne qui appelle et le dire correctement est un moyen efficace de lui faire savoir que vous avez l'intention de l'aider.
Faites suffisamment de pauses en parlant – pas uniquement pour reprendre votre souffle, mais aussi pour donner à votre interlocuteur l'occasion de saisir votre message. Modulez votre voix, ne parlez pas à voix trop haute ni trop basse. Au téléphone aussi, veillez à votre langage corporel.
Pour répondre à l'appel, faites glisser le cercle blanc vers le haut de l'écran si votre téléphone est verrouillé ou appuyez sur Répondre. Pour refuser l'appel, faites glisser le cercle blanc vers le bas de l'écran si votre téléphone est verrouillé, ou appuyez sur Ignorer.
Faites suffisamment de pauses pendant que vous parlez – non seulement pour reprendre votre souffle, mais aussi pour donner à votre interlocuteur une chance de faire passer votre message. Modulez votre voix, ne parlez pas trop fort ou trop bas. Au téléphone également, faites attention à votre langage corporel.
Tous les métiers liés à l'accueil imposent de réserver au client un accueil agréable avec le sourire, la politesse, un ton agréable, chaleureux, courtois, aimable. Lors de chaque appel, le réflexe de sourire permet de rassurer son interlocuteur, de le mettre en confiance.
Certes il ne s'agit pas d'une règle absolue, mais de manière générale il est admis que la personne qui appelle raccroche la première. C'est un usage, dirons-nous. Que ce soit pour une conversation téléphonique privée ou professionnelle, celui qui appelle est censée mettre un terme à la conversation.
Si le numéro que vous souhaitez appeler est un contact enregistré : saisissez son nom et sélectionnez-le dans la liste, dans la barre de recherche située en haut.
Si le numéro que vous souhaitez appeler n'est pas un contact enregistré : appuyez sur Composer. saisissez le numéro.
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Comment finir un appel téléphonique professionnel ?
Le destinataire répond ensuite généralement par une phrase laissant poliment l'appelant, telle que « Bon, je vais vous laisser parler ensuite » ou « Bon, je ne vous retiendrai plus, alors ». Vous êtes alors probablement prêt pour « Merci pour votre aide » / « Merci pour votre appel ».
Montrez que vous êtes intéressé en appelant lorsque vous en avez envie. Cela peut même être le jour suivant votre première rencontre. Si vous patientez trop longtemps, elle sera contrariée et pensera que vous ne la considérez pas comme étant très importante pour vous.
Comment répondre au téléphone en tant que secrétaire au cabinet ?
Posez des questions fermées, c'est-à-dire commençant par « est ce que », obligeant l'appelant à répondre par oui ou par non. Proposer plusieurs rdv successifs et le faire patienter, ce qui permet de prendre un autre appel et laisse le temps à l'interlocuteur de réfléchir.
Qu'est-ce que l'accueil physique et téléphonique ?
L'accueil physique et téléphonique est une fonction essentielle à l'entreprise, il s'agit du premier contact avec l'extérieur qui doit véhiculer une image positive de celle-ci.