Interrogée par: Lucie Sanchez | Dernière mise à
jour: 12. Oktober 2022 Notation: 4.4 sur 5
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Donnez au client le bénéfice du doute, gardez votre calme, laissez-le partager sa colère et dites poliment, par exemple, avec un ton plus bas que lui : « Je vois que vous êtes incommodé et je souhaite vraiment vous aider.
Montrez de temps en temps que vous êtes à son écoute, en répondant par « D'accord » ou « Je comprends ». Une fois son explication terminée, dites-lui que vous comprenez son émotion en formulant des excuses sincères et en lui promettant de trouver une solution.
Écoutez-le attentivement et paraphrasez ses propos pour montrer que vous le comprenez. Posez-lui des questions qui ne nécessitent que « oui » ou « non » comme réponse. Et si besoin, évoquer un autre rendez-vous ou une obligation personnelle (comme aller chercher votre petit dernier à la crèche).
Votre client dépose sa plainte contre votre entreprise auprès d'un service de police ou de gendarmerie, ou il l'adresse directement au Procureur de la République, par l'intermédiaire ou non d'un avocat.
Le Procureur peut alors prendre différentes mesures :
«Demandez-lui ce qu'il cherche à dire, par exemple, en surlignant des mots en rouge ou en ajoutant des points de suspension à la fin de ses phrases. Dites-lui comment vous interprétez ces signaux pour l'amener à prendre conscience de ses réflexes d'écriture», suggère Gilles Demers.
Comment répondre à un client insatisfait exemple ?
Cher (Monsieur, Madame), Nous avons bien pris en compte votre courrier (mail) du (date) concernant votre commande du (date), qui ne vous a pas apporté toute satisfaction. Nous vous présentons tout d'abord nos excuses pour ce désagrément et vous assurons de toute notre compréhension face à votre mécontentement.
“Je m'excuse pour l'attente, le service qui peut vous renseigner est actuellement occupé, puis-je vous demander de patienter encore quelques minutes ?” Une excuse pour l'attente fera savoir à votre client que son temps est important pour vous et votre entreprise.
Comment dire non à un client sans le mettre en colère ?
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
Il faut dans ces cas-là rester dans l'empathie, laisser la personne se fatiguer toute seule en réagissant par des seules formules de type "je vous comprends" "Dans le même temps, on peut essayer de le raisonner, en rappelant tout ce que l'on a fait pour lui dans le passé, l'émouvoir, expliquer qu'on ne peut pas lui ...
Quelle attitude adopter face à un visiteur bavard ?
Recadrer l'interlocuteur lorsqu'il marque une pause, en lui demandant l'objet exact de son appel ; Prévenir éventuellement l'interlocuteur du temps qui vous est imparti pour lui répondre, du fait de votre charge d'activité ; Prendre l'initiative de le rappeler en définissant le temps de l'appel.
L'objectif est de faire constater puis reconnaître les problèmes posés. En cas de comportement agressif, émotif, déstabilisateur... Ralentissez ! Quelle que soit la situation, il faut surtout éviter de ne rien faire en espérant que les choses vont s'arranger d'elles-mêmes.