Comment répondre à un mail d'un client mécontent ?
Cher (Monsieur, Madame), Nous avons bien pris en compte votre courrier (mail) du (date) concernant votre commande du (date), qui ne vous a pas apporté toute satisfaction. Nous vous présentons tout d'abord nos excuses pour ce désagrément et vous assurons de toute notre compréhension face à votre mécontentement.
Misez plutôt sur l'écoute active. Laissez le client aller au bout de son point de vue sans l'interrompre. Manifestez votre attention en ponctuant la conversation de « bien sûr », « je comprends », « tout à fait », « je saisis », etc. Remerciez-le d'avoir porté le problème à votre attention.
Voici deux exemples de réponses à un avis négatif tout en remerciant le client : « Merci pour votre commentaire. Je suis désolé d'apprendre que votre expérience a été frustrante, mais j'apprécie vraiment que vous ayez porté ce problème à notre attention. » « Merci de nous avoir fait part de ce problème.
Voici quelques exemples de formulations très formelles que vous pouvez utiliser dans le cadre de votre travail, dans un e-mail par exemple : Je vous prie de bien vouloir m'excuser. Je vous présente mes plus sincères excuses. Vous pouvez retrouver d'autres formules pour s'excuser par mail dans cet article très complet.
« Nous sommes désolés pour tout désagrément causé. » « Veuillez accepter nos excuses pour ce désagrément, notre équipe va s'en occuper. » « Désolé pour le dérangement. Appelez ce numéro pour parler avec un représentant du service client. »
Lorsque le client est colérique ou agressif au téléphone, prenez sa demande en note (elle est souvent faite dès le début de l'appel) ou assurez-vous qu'il la précise. ...
Permettez au client d'exprimer son point de vue et passez en mode solutions.
Prêtez attention au ton et aux mots que vous utilisez.
Comment répondre à l'objection je ne suis pas intéressé ?
Reformuler l'objection pour être mieux compris
N'hésitez pas à lui demander de reformuler ou à préciser sa pensée. Vous pourrez ainsi mieux comprendre ce qui gêne votre interlocuteur mais aussi vérifier qu'il a bien compris ce que vous venez de lui dire.
S'il est en colère, renforcez vos manifestations d'empathie. Une astuce : imaginez-vous à sa place et tentez de voir comment vous réagiriez dans la même situation. Montrez aussi que vous avez vraiment la volonté de résoudre le problème. Et souvenez-vous que le client est persuadé que sa situation est unique.
Il faut savoir stopper les échanges et s'asseoir avec lui pour mettre à plat les éléments de départ de la relation commerciale. Il faut savoir dire non, et ne plus rien faire « gratuitement », c'est à dire éviter les gestes gratuits à son encontre.
Pourquoi ? Car si vous répondez uniquement à la critique négative, vous donnerez l'impression de n'accorder d'importance qu'à ces commentaires sans prendre la peine de remercier les clients qui laissent des avis positifs et qui font la promotion de votre restaurant.