Après mûre réflexion, bien que votre entreprise m'ait séduit·e sur plusieurs aspects, j'ai le regret de décliner votre offre. Celle-ci ne correspond pas en tout point à mes aspirations professionnelles. Je vous souhaite de rapidement trouver la personne qui répondra à vos attentes.
Je vous remercie pour le temps que vous m'avez consacré. La décision n'a pas été facile mais après mûre réflexion, j'ai décidé d'accepter une autre proposition similaire offrant des conditions plus avantageuses. J'espère que nous pourrons rester en contact et que j'aurai le plaisir de travailler avec vous à l'avenir.
Proposez toujours une solution alternative.
Je me suis rendu compte au fil de mes expériences qu'un refus passe toujours mieux avec une perspective derrière. "Je ne peux pas traiter ta demande pour le moment, mais on peut prendre 5 minutes en fin de journée pour regarder ça ensemble", par exemple.
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout. Regardez-le dans les yeux.
Cette décision s'explique par : [expliquer la raison du refus]. Toutefois, sachez que cela ne doit pas remettre en cause vos qualités personnelles et votre parcours. Je vous souhaite le meilleur dans vos recherches d'emploi et je vous remercie encore une fois pour l'intérêt que vous avez porté à notre entreprise.
Bonjour (prénom) ou (civilité + nom), Merci pour votre proposition d'échange à propos de (problématique) ! Effectivement, c'est un sujet que nous avons en commun mais je vais devoir décliner votre proposition car mon agenda est déjà bien rempli.
#1 Remercie. Si quelqu'un t'adresse une demande à laquelle tu veux répondre par la négative, remercie-le de te faire confiance. Peut-être également pour le fait qu'il a pensé à toi et – si c'est vrai – dis-lui aussi qu'en général tu l'aiderais volontiers, mais que tu dois malheureusement refuser cette fois-ci.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Vous avez reçu une offre d'achat à laquelle vous ne souhaitez pas donner suite ? Pour refuser, vous avez deux options : répondre à l'acheteur par la négative via courrier recommandé avec accusé de réception ou refuser une offre d'achat en ne donnant tout simplement pas suite à cette dernière.
Monsieur, Bien que nous ayons aimé votre présentation, après réflexion il nous est impossible de consacrer un tel budget à ce poste. Nous ne donnerons donc pas suite à votre demande.
Pour en revenir à la réponse au refus, vous vous demandez sans doute comment commencer votre message si vous ne pouvez pas aborder la question des motifs de refus. La réponse est simple : dites tout simplement merci. Non pas merci d'avoir reçu une réponse négative, mais merci pour ce qu'il a pu vous apporter.
J'ai reçu ledit devis le [date] et je vous en remercie. Cependant, je suis au regret de vous informer que je ne souhaite pas donner suite en raison de [son coût trop élevé/l'abandon du projet/...]. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de ma sincère considération.
Dites non dès que possible. Le plus rapidement vous indiquez votre refus, le plus il sera facile pour le destinataire de le recevoir avec l'espoir de recevoir des «oui» de ses autres invités. Remerciez la personne de vous avoir invité. Si vous avez un autre engagement, mentionnez-le au début de votre conversation.
Merci pour ta proposition. Malheureusement, je vais devoir décliner. Une prochaine fois, peut-être ? Je ne suis pas sûr, mais je vais y réfléchir.
Restez vague mais convaincu. Econduisez directement celui qui vous adresse sa demande, sans trop de palabres : "Non, cela ne sera malheureusement pas possible." Ensuite, taisez-vous. Dites-le gentiment mais fermement. Si l'autre personne insiste, c'est elle qui passera pour une enquiquineuse, pas vous.